Vage varsler og vanskelige vurderinger

Spørsmål:

Vi har nylig mottatt et internt varsel der en ansatt hevder at en leder begår «kritikkverdige forhold», men beskrivelsen er vag og uten konkrete eksempler.

Den ansatte sier seg «urolig for kulturen» og opplever lederens stil som «uforutsigbar og lite inkluderende». Vi er usikre på hvordan vi skal håndtere saken, særlig fordi det er vanskelig å skille mellom reelle kritikkverdige forhold og generell misnøye med ledelsen. Samtidig ønsker vi å opptre korrekt etter arbeidsmiljøloven kapittel 2 A, og unngå både over- og underreaksjoner.

Hva forventes av arbeidsgiver i en slik situasjon, og hvor går grensene for undersøkelsesplikten?

 ---

Advokatene svarer: 

Varslingsregelverket har blitt betydelig styrket de senere årene, og arbeidsgiver har nå en tydelig plikt til å sørge for at alle varsler håndteres forsvarlig, jf. arbeidsmiljøloven kapittel 2 A.

Det er ikke uvanlig at HR mottar henvendelser som ligger i grenselandet mellom et rettslig «varsel» og mer generell misnøye med ledelse og arbeidsmiljø. Nettopp derfor er det viktig å ha en bevisst tilnærming til både klassifisering og håndtering.

Etter arbeidsmiljøloven § 2 A‑1 regnes det som varsling når en arbeidstaker sier fra som «kritikkverdige forhold» i virksomheten. I annet ledd defineres «kritikkverdige forhold» som forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet.

Ren misnøye med lederstil, samarbeidsutfordringer og personkonflikter faller som hovedregel utenfor. Samtidig kan slike forhold være symptomer på et arbeidsmiljø som ikke er fullt forsvarlig etter arbeidsmiljøloven § 4‑1, og bør derfor ikke automatisk avfeies.

Dersom du mottar en henvendelse som er vag og uten konkrete eksempler, har arbeidsgiver en plikt til å undersøke saken så langt det er nødvendig for å avklare om ytringen dreier seg om kritikkverdige forhold, og dermed er et varsel etter arbeidsmiljøloven § 2 A-1. Dette betyr ikke at arbeidsgiver må gjennomføre en full gransking i enhver sak; undersøkelsesplikten må tilpasses henvendelsens alvorlighetsgrad, risiko og tilgjengelig informasjon.

Likevel forventes det at arbeidsgiver tar initiativ til en strukturert og ryddig prosess, for å avdekke om henvendelsen er et «varsel» i lovens forstand. Dette kan gjøres gjennom samtaler med den som har meldt fra for å avklare innholdet, vurdere om informasjonen kan konkretiseres, og kartlegge om andre ansatte har lignende erfaringer. Det er en vanlig fallgruve at arbeidsgiver legger saken til side på grunn av manglende detaljer, men det kan være risikabelt både rettslig og med hensyn til arbeidsmiljøet.

Dersom denne innledende kartleggingen viser at det ikke er holdepunkter for brudd på regelverk eller andre alvorlige forhold, kan dere relativt trygt konkludere med at saken ikke er et «varsel» i juridisk forstand, men som bør følges opp som en arbeidsmiljøsak. Den som har meldt fra bør da få beskjed om dette, og om at bekymringen likevel tas videre i ledelses- og HR‑sporet, for eksempel gjennom lederstøtte, kompetanseutvikling, dialogmøter eller mer systematisk arbeidsmiljøarbeid.

Dersom de innledende undersøkelsene viser at det foreligger konkrete forhold som kan være brudd på lov eller interne etiske retningslinjer, skjerpes plikten til mer omfattende undersøkelser, som må være egnet til å avdekke hvorvidt påstanden stemmer eller ikke, jf. arbeidsmiljø § 2 A-3. Gjennom hele prosessen må dere ivareta kravene til konfidensialitet, kontradiksjon og vern mot gjengjeldelse.

Kjernen for arbeidsgiver i disse tilfellene er å ikke avfeie uklare varsler som «bare misnøye», eller automatisk behandle all misnøye som en varslingssak. En kort, strukturert kartlegging, en bevisst vurdering av om det faktisk foreligger kritikkverdige forhold, og en tydelig beslutning om videre løp, varslingssporet, arbeidsmiljøsporet eller begge, er viktig!

Besvart av advokat Marianne Klausen og advokatfullmektig Ane Husby.