Slik skal Fredrikstad friskmelde en destruktiv deltidskultur

Pakker ut ord og utrykk, forklarer behov, lytter og tar inn over seg. Reflektere over andres situasjon. Det er dette Prekesjappe handler om og det som har vært nøkkelen til å skape forståelse for hvorfor vi trenger mer heltid.

Ansatte og ledere samles i en sirkel. Hver enkelt sitter på hver sin stol. Det er ikke noe bord mellom dem. Telefoner og PC-er lagt bort. Det er tid og rom for denne samtalen. Målet er å få kontakt med hver enkelt. Lytte til hverandre. Prøve å forstå sidemannen.

Heltidsutfordringen står i dag øverst på agendaen til Fredrikstad kommune. Metodikken «prekesjappe» har gjort det mulig for alle helsearbeiderne i kommunen å få komme med innspill og diskutere den kommende omleggingen – fra deltid til heltid i helse- og omsorgssektoren.

Prosesslederne i Team Heltid i Fredrikstad og designerne av konseptet «prekesjappe» er organisasjonsutviklerne Beate Midttun og Anita Bolghaug. De ønsket å skape en arena hvor det var mulig å møte mange. Det klarte de med glans.

Klassiske møter på arbeidsplassen har en bestemt form. Det samme har dialogen. Noe av det er bra, andre ting er ikke hensiktsmessig.

– Det å invitere ledere, tillitsvalgte og ansatte inn i en ny form gjør noe med møtene. Det var litt ubehagelig i begynnelsen. Man blir eksponert som menneske. Noen får assosiasjoner til gruppeterapi, sier Beate Midttun.

Ulike perspektiver

I gamle dager satt vi gjerne rundt et bål og delte historier. På mange måter er prekesjappe en form for historiefortelling. Det gir rom for nysgjerrighet slik at man ikke bare sitter fast i sine egne argumenter.

De to prosesslederne samlet i januar 2017 hovedtillitsvalgte i kommunen og verneombudet for å bli lage et team som skulle fokusere på deltidsfloka. De bestemte seg for at de ikke ønsket å reise rundt å holde foredrag om heltidskultur, men heller invitere personer til den store hvite villaen som ligger bak Fredrikstad rådhus for å snakke sammen i en sirkel.

– Heltid er et stort tema som berører folk ulikt. Arbeidsgiver har sine intensjoner, brukere har sine behov og ansatte har sine behov, som alle er veldig ulike. Turnus påvirker ikke bare jobbhverdagen, men også familielivet. Et familieskjema kan berøre veldig mange mennesker. I Prekesjappe handler det om å snakke om et tema ut i fra ens egen situasjon og behov, forklarer Bolghaug.

Et unikt prosjekt

Fafo-forskerne Ketil Bråthen og Leif Moland har vært inne å sett på måten Fredrikstad kommune bruker metodikken prekesjappe.

– Med sin omfattende bruk av prekesjapper tar Fredrikstad kommune et grep for å bevege seg bort fra en sterk deltidskultur i retning av heltidskultur. Det unike ligger i hvordan først ledere og tillitsvalgte og deretter ansatte blir involvert i heltid-deltidsproblematikken, sier Moland.

Målet med dette er å skape større oppslutning hos ledere og ansatte for å gjennomføre tiltak som leder til at flere jobber mer. Tidligere forsøk i norske kommuner har lyktes med å etablere store stillinger på enkelte tjenestesteder der ledere og ansatte har vært interessert.

– Ingen har imidlertid lyktes med å etablere en heltidskultur i et helt tjenesteområde. Til det har motstanden fra flertallet av ledere og deltidsansatte vært for stor. Med Fredrikstads satsning og bruken av prekesjapper håper man å redusere denne motstanden. Dersom Fredrikstad klarer dette, blir de den første kommunen som klarer å utvikle heltidskultur i stor skala i helse- og omsorgstjenestene, sier Moland.

En følelse av håpløshet

En av aktivitetene som forgår i prekesjappe er å pakke opp ord som er forankrete oppdraget og planverket. For eksempel ordet effektivt.

Hvis man snakker om en sykepleier som løper hele dagen, vekker det en følelse av håpløshet og mange blir provoserte og sinte når de blir fortalt at de må bli mer effektive. Skal den ansatte løpe enda fortere?

– Noen tenker at effektiv betyr gjøre ting på andre måter eller i en annen rekkefølge. Hvis vi bytter ut ordet effektivt med ordet hensiktsmessig får det en helt annen valør. En effektiv medisin er en medisin som virker i henhold til forventningene. Å gå hjem fra jobb med en følelse av å ha hatt en effektiv arbeidsdag kan gi både glede og mening, sier Bolghaug.

Det å sette flere ord på ordet effektiv eller å pakke opp ordene gir ordene mer betydning. Kanskje man mener to forskjellige ting? Det gir mange aha-opplevelser. I fem år kan ansatte ha hørt ordet effektivt uten å skjønne hva lederne mener.

Travel arbeidsdag

På personalmøter er man ofte mer opptatt av hva vi selv skal si i neste setning enn å faktisk høre hva som blir sagt. Mange ledere skal høre hva som blir sagt, samtidig som de skal styre møtene. Det kan være veldig krevende å stå i. Prekesjappe ledes av prosessledere, noe som gir lederne mulighet til å lene seg tilbake og lytte til hva som blir sagt.

– Lederne reagerer annerledes fordi de ikke møter sine ansatte så ofte. Arbeidshverdagen er travelt og hektisk. Det er nesten banalt. Man skulle tro at de fleste hadde tid til å møte sine ansatte og lytte til dem. Men slik er det ikke i denne sektoren, sier Midttun.

I slutten av 2017 var det HMS-gruppene i helse- og omsorg som gjennomgikk prekesjappe. I fjor var det hjemmesykepleien som fikk teste ut den nye metodikken. Gruppen varer fra 2 til 3,5 timer hver.

Lederne av de ulike tjenestene blir plassert i en «lytterposisjon». De skal åpne og lukke møtene. Det er prosesslederne som driver gruppen gjennom møtet. Ledernes oppgave under prekesjappe er å lytte og ta innover seg informasjonen som kommer frem blant sine ansatte.

– Lederne syns det er spennende hvor forskjellige møtene er. Det er en fin og unik måte å utøve ledelse på. I vanlige møter er det slik at ledere tar arenaen først, noe som gjør at resten blir sittende stille. Lederne har ikke munnkurv. Sitter de på svaret på noe de ansatte lurer på, kan de involvere seg i samtalen, forklarer Midttun.

Kulturblinde

Deltidskulturen sitter ikke bare ute i virksomhetene, den sitter inne i hele systemet. Prosesslederne mener det er for liten bevissthet rundt hvordan dette kulturelt sett fungerer.

– Vi blir kulturblinde. Vi må invitere enda flere inn for å forstå kompleksiteten, sier Midttun.

Hun mener dette er en oppgave som alle må jobbe sammen i flere år for å få resultater. De vil gjerne beholde alle menneskene som jobber i etaten i dag. Det er mye kompetanse, men de trenger mer.

– Noen syns det er rart det vi driver med, andre syns det er morsomt. Vår intensjon er å skape nok trygghet i den gruppa til at de våger å snakke sammen og være åpne og ærlige. Vi trenger ærligheten og få vite hvordan det faktisk er der ute, sier Midttun.

En del av gruppeoppgavene går ut på å skrive ned ord som de assosierer med en heltidskultur. Hva de er gode på, hva man skal fortsette med, hva vi kan bli bedre på, hva man må vi slutte med og hva må vi begynne med.

De har en stor plakat hvor prosesslederne oppfordrer deltakerne til å skrive ned refleksjonene sine på. Det er deretter ledernes oppgave å gripe tak i det ansatte skriver ned og gjøre endringer.

Forståelse blant seniorer

I hjemmesykepleien tok de noe av det som ble tatt opp direkte inn i HMS-planene, mens andre ting kunne lederne besvare i prekesjappe. Andre ting tar lengre tid å løse.

Poenget til prosesslederne er at lederne sier noe om situasjonen i etterkant. Hvordan få høyere bemanning med de økonomiske rammene man har er et spørsmål som ikke løses i løpet av to timer.

– Skal vi nå forståelsen for hvorfor vi skal jobbe for mer heltid blant seniorgruppa – de som er inne i de siste ti årene av arbeidslivet og som kanskje har en deltidsstilling som de er veldig fornøyde med, må vi appellere ti at vi skal skape morgendagens arbeidsplasser der barna deres ønsker å jobbe. Da forstår de, sier Bolghaug.

Man kan dele opp deltidsansatte i to grupper: de som ønsker å jobbe deltid og den ufrivillige deltiden. Noen som jobber deltid «shopper» den resterende andelen vakter de vil ha for å oppnå 100 prosent arbeid i måneden. Hvis en ansatt har en 70 prosent fast stilling, har hun eller han frihet til å velge å ta ekstravakter som utgjør de resterende prosentene for å oppnå 100 prosent.

– Mange liker den friheten for å få hverdagen til å gå opp. På et tidspunkt vil muligheten for å velge ut egne vakter forsvinne. Vi må lage arbeidstidsordninger som gjør at man får beholde fleksibiliteten i en plan som går opp, sier Bolghaug.

De som jobber deltid ønsker å være med på å legge den kabalen selv dersom de skal godta en 100 prosent stilling. Deltidsansatte er vant med å velge når de skal jobbe. Med fleksible arbeidstidsordninger kan de fremdeles gjøre, men de må kunne gjøre valgene på et tidligere tidspunkt. Det blir i realiteten langtidsfleksibilitetet.

– Frem til nå har vi ikke brukt tid på alternative løsninger. Det må ikke alltid gjøre slik det alltid har blitt gjort. Kan vi gjøre ting på andre måter og samtidig oppleve å ha den samme fleksibiliteten? Spør Midttun.

Usynlige deltidsarbeidere

En hypotese prosesslederne har om de ufrivillig deltidsansatte er at dersom de hever stemmen, vil ikke lederne ringe dem neste gang det er en ledig vakt.

Ofte er deltidsarbeidene «usynlige». De går på jobb når alle andre går hjem. De jobber helger. Sjeldent møter de lederne sine. Det er ikke automatikk i at disse ansatte skal inkluderes på personalmøter og det er en vanskelig å få tak i den gruppen.

Hvis du har økonomi til 20 årsverk og du har stor deltidsandel, betyr ikke det at du har ansvaret for 20 mennesker, men gjerne 40 mennesker som du skal lede. I tillegg er de sjeldent innom. Kanskje er de ikke innom når lederen er på jobb.

– Det kan ha innvirkning på hvor trygg disse deltidsansatte føles seg i jobben. Hvordan lærer man verdiene til virksomheten? Hva med pasientsikkerheten? Spør Midttun.

Lokale retningslinjer

Som et ledd i arbeidet med kulturendringen har kommunen nå fått på plass lokale retningslinjer for heltid. De gir noen absolutte rammer for hvordan kommunen skal jobbe videre.

– Vi skal jobbe med utvidet medvirkning. Det er viktig at tillitsvalgte er med i hele prosessen og ikke får et skriv med hva de skal gjøre på et drøftingsmøte som de må si ja til.

Deltakerne i prekesjappe får også med seg refleksjonsoppgaver som de skal jobbe med på avdelingene sine.

Hvem er det som gjør hva på avdelingene? Hvem går ut med søpla? Er det den ufaglærte, sykepleieren eller helsefagarbeiderne.

– Når alle ender opp med å gjøre det, skapes det støy. Vi må gå inn å se på hvilken fagkompetanse som må ta bestemte oppgaver og om vi kan gjøre ting annerledes. Det er lite hensiktsmessig at en sykepleier utfører oppgaver som ikke krever fagkompetanse. Det er sløsing med kompetanse. Vi må bruke kompetansen klokere, sier Midttun.

Hun nekter å la deltidskulturen stå i veien for dette. Hvis alt er stykket opp handler det ofte om å hive seg rundt å slukke de brannene man kan. Det er ikke en hensiktsmessig måte å jobbe på over tid.

– Målet med prekesjappe er å skape bevissthet, forståelse, aksept og forpliktelse. Vi må finne løsninger sammen som vi kan forplikte oss til. Dette er et verktøy i prosessen, sier hun.

Rørende historier

I prekesjappe oppdager medarbeidere hverandre på en ny måte. Man hører historier om helsefagarbeidere som etter flere år har klart å bygge på de siste ti prosentene slik at hun har fått en heltidsstilling.

Det utgjør ikke mye på lønnen hennes, men nå kan hun gå i banken å søke om lån til å kjøpe sin første leilighet. Det er hverdagshistoriene som beveger, ikke det tekniske.

– Tenk deg å være ferdig med læretiden, og bli tilbudt en 20 prosent stilling med mulighet for å ta noen ekstravakter. Årene går, og du bygger på litt etter litt, forteller Bolghaug.

– Det er et destruktivt system. Nå klarer de ikke å hoste opp flere stillinger. Å skulle legge om det er komplisert og det må investeres i å skape mulighetsrom, sier Midttun.

Destruktiv deltid

En av de største utfordringene med å snu om til en heltidskultur er å få helgene til å gå opp. Destruktive sider ved å jobbe deltid er at man ikke har de samme menneskene rundt seg hver vakt. Man føler seg mindre trygg i de relasjonene man jobber sammen med.

– Folk får mindre tid til den opplæringen de skulle hatt. Det er kanskje lengre tid mellom hver gang de er på jobb. De har ikke like god kjennskap til brukerne og er ikke like oppdatert på deres kortidshistorie, sier Midttun.

Deltidsansatte kan ha mange ulike småstillinger her og der og de har derfor mange brukere som de skal oppdatere seg på. Det kan være at lojaliteten til arbeidsgiver, kollega eller arbeidsgiver ikke er så stor.

– Hvis man har liten grad av lojalitet, er terskelen for å sykmelde seg når man ikke føler seg i form mye lavere. Hvis systemet ikke tar godt vare på meg, hvorfor skal jeg ta vare på systemet? spør prosesslederne.

Smertepunktet er nådd

Metoden prekesjappe skal bringe ro blant de ansatte. Selv om det er vanskelige tema som blir diskutert, blir det aldri noe bråk i etterkant, skal vi tro prosesslederne.

– Vi får arbeidsfred til å jobbe med endringsprosessene heller enn at vi må håndtere støy, uro, utrygghet og motstand. Når vi snakker sammen og forstår hverandre, løsner ting opp, sier Midttun.

Bygger Fredrikstad en ny avdeling, må de lage heltidsturnuser. De må gjøre store grep. Putlearbeid kommer ikke til å gi de store gevinstene.

– Da klarer du ikke å friskmelde systemet. Vi kommer ikke til å legge om i morgen, men sakte men sikker vil vi det. Vi ser på hvilke deler av organisasjonen som er moden for å ta dette grepet nå.

Årsaken til at de startet med prekesjappe for ansatte i hjemmesykepleien var fordi ledelsen og Team Heltid så at de var modne for en slik satsing. De er i en så krevende situasjon at de kan ikke velge å ikke gjøre noe.

– De har hatt store endringer etter at med samhandlingsreformen, pasienter har blitt flere og sykere. Kompleksiteten i tjenesten har økt. slites. Smertepunktet er nådd. Vi må tenke kollektivt for å finne bedre løsninger, sier Midttun.