LEDERVERKTØY: Når Arbeidstilsynet banker på døra

I 2015 ble over 1100 kontorarbeidsplasser kontrollert av Arbeidstilsynet. Resultatet var nedslående: Over 60 prosent får «ikke bestått».

Ifølge en fersk undersøkelse fra YouGov er HMS (helse, miljø og sikkerhet) den oppgaven som flest ledere (58 prosent) sier de bruker mest tid på. Fire av ti (41 prosent) er enige i at det er flere utfordringer knyttet til ansattes rettigheter og plikter enn det var før.

Undersøkelsen viser også at nesten hver tredje sjef har vært i situasjoner hvor egne ansatte har hatt mer kunnskap om sine juridiske rettigheter enn dem selv.

Ekspert i arbeidsrett, Gunn Kristin Olimstad hos Advokatfirmaet DLA Piper og kommunikasjonsrådgiver og forfatter, Øystein Bonvik, har blant annet sett nærmere på hva ledere bør vite når Arbeidstilsynet kommer på besøk. Tipsene er å finne i boken Praktisk og enkelt om arbeidsrett, en bok som er ment å være til hjelp for ledere som må håndtere hverdagsjussen på egen arbeidsplass. Det viser seg at god kunnskap om arbeidsrett er viktig når tilsynet kommer. Tallene fra YouGov-undersøkelsen bekrefter at mange feiler før de lærer. Gode rutiner og god dokumentasjon er alfa og omega.

Dårlig kunnskap

Hvert år besøker Arbeidstilsynet tusenvis av norske arbeidsplasser for å undersøke om de følger arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter. De siste fem årene har tilsynet funnet mangler hos rundt 60 prosent av disse. Undersøkelsen viser at nesten halvparten av ferske ledere har dårlige kunnskaper om arbeidsrett. En fjerdedel av de spurte sier at de har lært arbeidsrett ved å gjøre noen feil.

Rundt 1100 av de nesten 18.000 besøkene Arbeidstilsynet foretok i fjor var til typiske kontorarbeidsplasser. Her, som i andre typer bedrifter, er brudd på forskrifter rundt helse, miljø og sikkerhet (HMS) det som oftest gjør at arbeidsgiver får en bemerkning. Tallene fra YouGov viser også at HMS er det arbeidsrettslige elementet de fleste ledere sier de bruker mest tid på i hverdagen.

Dokumentasjon og rutiner

Gunn Kristin Olimstad, påpeker at HMS er et vidt begrep som det kan være utfordrende for mange ledere å ha full oversikt over. Det omfatter alt fra sittestilling og tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne til overtidsarbeid og oppfølging av sykefravær. Ifølge Olimstad kan ledere ta noen enkle grep for å være forberedt når Arbeidstilsynet kommer.

– Tilsynet varsler gjerne før de kommer, men de kan også komme uanmeldt, og de vil ofte snakke med verneombudet – som alle bedrifter med mer enn 10 ansatte må ha. Derfor er det viktig for en arbeidsgiver å legge til rette for at det velges et verneombud som er godt orientert om virksomhetens HMS-rutiner/internkontrollsystem, sier hun.

Hun legger til at en leder alltid bør sørge for skikkelig dokumentasjon på alt fra HMS-rutiner og arbeidsavtaler til hvor mye de ansatte jobber samt overtidsbruk.

– Arbeidstilsynet kan be om slik dokumentasjon på stedet når de kommer på tilsyn. Gode rutiner og dokumentasjoner er alfa og omega, påpeker hun.

Sanksjoner

Finner Arbeidstilsynet brudd på lover og regelverk, kan de blant annet: pålegge arbeidsplassen å endre praksis i tråd med det som gjelder, skrive ut et gebyr eller beordre stans hvis det er overhengende fare for liv og helse. Det siste er det sjelden bruk for på kontorarbeidsplasser, men et gebyr er alvorlig nok for mange ledere.

Når Arbeidstilsynet kommer på besøk, er det viktig å etablere en god dialog med det samme. Hvis man får et varsel om pålegg, gir tilsynet bedriften en frist til å utbedre de forholdene som ikke tilfredsstiller kravene i regelverket. Her bør man bruke anledningen til å forklare hvilke tiltak man vil sette i gang for å rette opp feil samt påpeke tiltak som allerede er gjennomført eller er underveis, ifølge Olimstad.

– Igjen vil god dokumentasjon være til stor hjelp, påpeker hun.