Arne Norheim: Når nøkkelpersoner forsvinner, stopper bedriften

Arne Norheim er administrerende direktør, Azets Norge.

SYNSPUNKT. Se for deg følgende: Et mellomstort norsk selskap blir plutselig stående uten en viktig nøkkelperson på grunn av en uforutsett og alvorlig medisinsk operasjon. Vedkommende kan ikke vende tilbake til jobb så raskt som planlagt på grunn av komplikasjoner.

Selskapet har ikke gode nok planer for hvordan de skal håndtere at en slik posisjon blir stående tom. Med fraværet av nøkkelpersonen er mye av kunnskapen, nettverket og kompetansen i selskapet også borte.

Dette er dessverre ikke uvanlig.

Ni av ti mangler planer

Azets' siste barometer viser at bare 4 av 10 har en plan for såkalt etterfølgerplanlegging i nøkkelroller. Kun én av ti norske bedrifter har en strategi for etterfølgerplanlegging fullt integrert i selskapsstrategien.

Problemet er spesielt utbredt blant mindre bedrifter. Mens store selskaper oftere har grundige planer på plass, mangler små og mellomstore bedrifter helt grunnleggende forberedelser.

Dette er særlig bekymringsfullt siden små bedrifter er svært viktige i norsk næringsliv og ofte er mer sårbare for brå endringer.

Når organisasjonen stopper opp

Konsekvensene kan være dramatiske. Når en nøkkelperson plutselig forsvinner, oppstår det et vakuum som kan sette hele organisasjonen ut av drift. Beslutninger blir ikke tatt, kunder får ikke svar, og ansatte mister retning.

Etterfølgerplanlegging handler om mer enn bare å finne en ny leder. Det handler om å sikre kontinuitet og stabilitet, bevare kunnskap og ferdigheter, og opprettholde relasjoner både internt og eksternt. Det handler også om å gi ansatte muligheten til å vokse internt.

Ta IT-direktøren som har bygget opp alle systemene i et selskap over mange år. Dersom hun plutselig blir alvorlig syk, står hele den tekniske infrastrukturen i fare fordi ingen andre kjenner systemene like godt.

Norge henger etter

I Norge scorer bedrifter lavere enn våre naboland på etterfølgerplanlegging. I gode tider er det enkelt å tenke at dette ikke er et problem, men når kriser oppstår, blir mangelen på planlegging brutalt synlig.

Store norske selskaper, spesielt de med 250+ ansatte, har for lengst forstått at etterfølgerplanlegging er viktig og de skiller seg ut med et sterkt fokus på dette sammenlignet med de andre landene i undersøkelsen.

Tre konkrete grep du kan ta i dag

Etterfølgerplanlegging trenger ikke å være komplisert. Her er tre konkrete steg:

1. Først: Kartlegg dine nøkkelroller. Hvilke personer ville skapt akutte problemer dersom de forsvant i morgen?
2. Deretter: Identifiser potensielle etterfølgere internt. Dette kan innebære å gi ansatte muligheter til å påta seg tverrfaglige oppgaver og gradvis mer ansvar i form av lederoppgaver.
3. Til slutt: Dokumenter kritisk kunnskap. Sørg for at nøkkelinformasjon, prosedyrer og relasjoner ikke bare eksisterer i hodet på én person.

Etterfølgerplanlegging er en kontinuerlig prosess som krever evaluering og oppfølging. Det første steget er å innse at dette faktisk angår din bedrift.

Tiden for å vente på at «det ordner seg» er over. Norske bedrifter må ta etterfølgerplanlegging på alvor før det er for sent.