Når effektivitet ikke lønner seg

Mette Kristensen, leder for innovasjon og forretningsutvikling, AS3 Norge.

SYNSPUNKT. Forskning på kunnskapsarbeid er etter hvert ganske tydelig: Sammenhengen mellom brukt tid og skapt verdi er svak. Stanford-professor John Pencavel har f.eks. vist at produktiviteten i kognitivt krevende arbeid flater ut etter et visst antall arbeidstimer, og at prestasjonen ofte faller når dagene blir lange. Flere studier peker i samme retning: Flere timer gir sjelden bedre resultater, ofte bare lavere kvalitet og flere feil.

Likevel fortsetter mange virksomheter å styre som om mer tid automatisk gir mer verdi.

Vi har vent oss til å bruke tid som mål på arbeid. Høy tidsbruk tolkes som høy innsats, og høy innsats forveksles med høy verdi. Men i kunnskapsarbeid er som nevnt denne koblingen svak. Flere kjenner sikkert igjen hvordan en time kan være svært verdiskapende, eller nesten verdiløs, avhengig av fokus, kompetanse og beslutninger. Det samme gjelder en hel arbeidsdag for den saks skyld.

Når vi måler arbeid i tid, måler vi i realiteten kun aktivitet. Ikke kvalitet. Ikke presisjon. Ikke effekt.

Verdiskaping oppstår når kunnskap omsettes til gode beslutninger, løsninger eller gjennomslag. Det kan ta lang tid eller det kan gå raskt. Forskjellen ligger sjelden arbeidsmoralen hos de som jobber, men i evnen til å prioritere, ta beslutninger og faktisk bli ferdig. Det er nettopp slike egenskaper vi vil trenge mer av fremover.

I et arbeidsliv preget av kompleksitet, tempo og endringer vil evnen til å sortere, prioritere og gjennomføre bli viktigere enn evnen til å holde seg opptatt. Vi vil trenge medarbeidere som kan skape klarhet der andre ser kompleksitet, og som evner å omsette kunnskap til handling – raskt og presist.

Likevel er det norske arbeidslivet bygget på systemer som i liten grad belønner nettopp dette.

I praksis skjer det ofte; de mest effektive medarbeiderne blir ikke belønnet, de blir belastet. Når du leverer raskt og godt, får du mer å gjøre helt enkelt. Flere oppgaver. Mer ansvar. Sjeldnere pauser. Effektivitet blir ikke en fordel, men en kapasitet som utnyttes. Over tid kan  organisasjoner stå i fare for å lære sine flinkeste folk at det ikke lønner seg å være effektiv. Nå er det sjeldent de som jobber raskt som blir slitne, det er de som aldri blir ferdige som pleier å bli det. Men, når effektivitet møtes med mer belastning, og ikke med større handlingsrom, vil det skje noe med både motivasjon og energi over tid. Jeg trenger vel ikke poengtere at dette ikke er en veldig heldig situasjon for en bedrift. 

Tid er en ressurs vi bruker. Verdi er et resultat vi skaper. Når vi blander dem, risikerer vi altså å utnytte de mest effektive medarbeiderne samtidig som vi belønner de som alltid har travle kalendre og liten tid. 

Samtidig ser vi at arbeidstid stadig er et hot tema i arbeidslivsdebatter. Kjernetid, fleksitid og tilstedeværelse diskuteres intenst – som om tiden i seg selv er garantist for resultat. Historisk gir det selvfølgelig mening. I industrisamfunnet hang tid og produksjon tett sammen. Men i kunnskapsbedrifter skapes ikke verdi lineært med tiden som brukes, men gjennom kvaliteten på det som faktisk leveres. Når arbeidstidsdiskusjonene likevel får så stor plass, kan det kanskje være fordi tid er lett å måle. Mens verdiskaping er mer krevende å følge opp. I praksis blir  kanskje arbeidstid da ofte en erstatning for tydelig ledelse?

Som leder er jeg ikke opptatt av hvor lenge du var på jobb. Jeg er opptatt av om jobben ble gjort. Det betyr ikke at innsats er uviktig. Men i jobber der verdien skapes i hodet, er innsats vanskelig å måle i timer. Det som faktisk betyr noe, er om leveransene holder mål, om beslutninger tas, og om jobben man gjør skaper verdi.

Hvis vi mener alvor med å utvikle organisasjoner for fremtiden, må vi også begynne å måle det som faktisk betyr noe. Det innebærer å flytte oppmerksomheten fra tid til resultat. Fra aktivitet til effekt. Og fra tilstedeværelse til gjennomføringsevne.

Vi bør slutte å bruke effektive medarbeidere som organisasjonens buffer. Merarbeid bør være et valg, ikke en automatisk konsekvens. Arbeid bør organiseres rundt tydelige leveranser, ikke bare oppgaver. Og belønning bør forstås bredere enn lønn og mer ansvar. Belønning kan også være mer autonomi, fleksibilitet, innflytelse og rom for restitusjon. Først da vil det faktisk lønne seg å jobbe effektivt.

Tid er en ressurs. Verdi er et resultat. Kanskje er tiden inne for å slutte å belønne folk for å være opptatt – og begynne å belønne dem for å være ferdige?