Steen Marquard: Møter bør ikke føles som «dette kunne vært en e-post»

Steen Marquard er salgsdirektør i Jabra.

SYNSPUNKT. Kunnskapsansatte er mennesker som bruker mesteparten av dagen på å tenke, kommunisere og løse problemer. Det er de som skriver e-poster, deltar i møter, lager presentasjoner og samarbeider på nettet – ofte fra ulike lokasjoner.

Jabra har spurt 3900 kunnskapsansatte på tvers av bransjer for å forstå hva de egentlig føler om arbeidsdagen, hva som driver produktiviteten, hva som tapper dem for energi og hvor det er potensial for meningsfull endring.

Møter og eposter spiser opp tiden

Det er to oppgaver som tar klart mest tid: Å skrive e-post og delta i møter. Dette er de vanligste delene av arbeidsdagen, men også de mest frustrerende. Selv om de er avgjørende for kommunikasjon og samarbeid, er disse oppgavene nettopp det ansatte sier holder dem tilbake.

En tredjedel oppga at de misliker møter mest. Nesten like mange sa at de gruer seg til å ta notater eller skrive e-poster. Men konsekvensene er flere enn kun frustrasjon. Disse hverdagslige oppgavene påvirker vårt velvære i det stille. En av fire mener møter gjør dem mer utmattet, ikke mer tilkoblet eller produktive.

Måten vi jobber på må utvikle seg. Målet er ikke å legge til flere verktøy eller kompleksitet, men å fjerne friksjonen som gjør at arbeidsdagen føles overveldende. Og med møter kan mye gjøres ved å bruke riktig teknologi. Med riktig teknologi og smartere bruk av tiden vår kan vi endre oppfatningen av møter fra noe folk misliker til noe de faktisk verdsetter.

Ta tilbake arbeidsdagen

Ved å tenke nytt om hvordan vi kobler oss sammen, kommuniserer, samarbeider og bruker teknologi, kan møter bli mindre byrde og mer et løft. Teknologi kan spille en viktig rolle i måten vi jobber og samarbeider på. Problemet ser ut til å være at mange ikke innser potensialet, fordi de vanligvis bruker den samme teknologien de alltid har brukt, og mange er ikke klar over den betydelige forskjellen mellom BYOD (Bring Your Own Device) og profesjonell teknologi.

Ni av ti ansatte mener de høres mer profesjonelle ut når de bruker et profesjonelt hodesett sammenlignet med forbrukerørepropper, etter å ha testet og sammenlignet. Og det er dokumentert at riktig videoteknologi ikke bare øker møtekvaliteten, men gir en betydelig økning i uttrykksevnen hos deltakerne, noe som gjør hvert møte mer engasjerende.

Alle som tilbringer tid i møter vil ha nytte av å optimalisere opplevelsen sin, slik at møter ikke er så vondt, uavhengig av om det bare er lyd eller på video. Man bør slippe følelsen av «dette burde vært en e-post». Med kraften til sanntids-KI og intuitivt kvalitetsutstyr, kan kunnskapsansatte både skjære gjennom støyen og/eller se hele bildet, bokstavelig og billedlig.

Møter og e-poster forsvinner ikke, men hvordan vi opplever dem kan endre seg.