Kunstig intelligens: Ledere må planlegge arbeidsplassen for en organisasjon i endring

Lise Klevan Dybwad er Executive Director, Leietakertjenester i CBRE.

SYNSPUNKT. Mange ledere diskuterer fortsatt kontoret som et spørsmål om oppmøte. Det er for snevert. Når kunstig intelligens endrer arbeidsinnholdet, blir den viktigste lederoppgaven å sikre at organisasjonen lærer raskt, bruker menneskelig dømmekraft godt og samarbeider på tvers.

CBREs undersøkelse blant store nordiske virksomheter viser at 57 prosent forventer at KI vil påvirke arealbehov og eiendomsbeslutninger innen to år. Nær halvparten forventer behov for spesialiserte KI-relaterte arealer, 44 prosent ser behov for flerfunksjonelle og ombyggbare lokaler, og 41 prosent forventer økt bruk av fleksible løsninger.

Kompetanseutvikling blir en del av arbeidsplassen

Når verktøy og prosesser endres raskt, kan ikke læring behandles som en aktivitet som skjer noen ganger i året. Den må bygges inn i arbeidshverdagen. Det forutsetter tid, ledelse og fysiske arenaer for testing, veiledning og kunnskapsdeling.

Ledere bør derfor spørre hvor medarbeidere kan lære av hverandre, hvor nye arbeidsformer kan prøves ut, og hvordan virksomheten skal utvikle dømmekraft når KI leverer stadig flere førsteutkast og analyser.

Organisasjonsdesign og kontordesign må ses i sammenheng

Dersom mer rutinepreget og individuelt arbeid automatiseres, vil team bruke mer tid på oppgaver som krever samarbeid, kreativitet, relasjoner og beslutninger. Det påvirker både organiseringen og arealbehovet. Mange like arbeidsplasser kan bli mindre relevante, mens prosjektrom og arealer for tverrfaglig arbeid får større verdi.

Samtidig må arbeidsplassen støtte konsentrasjon og fortrolighet. Mer informasjon skal vurderes og kvalitetssikres, og sensitive data må håndteres sikkert. En KI-tilpasset arbeidsplass trenger derfor større variasjon, ikke bare mer åpent samarbeid.

Teknologi i rommet endrer møtene

Transkribering, møtenotater og oppfølgingspunkter kan allerede automatiseres. Etter hvert kan rommene bidra mer aktivt til å strukturere beslutninger og koble møtene til videre arbeid. For ledere betyr det at investeringer i teknologi, rom og arbeidsprosesser må vurderes samlet.

Det må også etableres tydelige rammer for hvilke data som kan fanges opp, hvordan de brukes, og hvem som kvalitetssikrer resultatet. Effektivitet uten ansvar er ingen gevinst.

Bygg for endring, ikke for én prognose

Det er for tidlig å vite hvordan KI vil påvirke alle roller og team. Derfor bør virksomheter unngå å låse seg til én antakelse om fremtidig bemanning eller arealbruk. Ombyggbare lokaler, fleksible avtaler og bedre data gjør det mulig å justere kursen når arbeidsformene utvikler seg.

KI kan samtidig gi et bedre grunnlag for å forstå oppmøte og kapasitetsbehov. Det gjør arbeidsplassen mer datadrevet, men beslutningene må fortsatt forankres i virksomhetens oppgaver, kultur og mål.

Kontoret er dermed ikke bare et sted medarbeidere skal komme til. Det er en infrastruktur for læring, samarbeid, kultur og beslutninger. Ledere som behandler arbeidsplassen som et strategisk virkemiddel, står bedre rustet til å håndtere en organisasjon der både teknologi og kompetanse er i rask endring.