Kan en ansatt kreve permanent hjemmekontor?

Spørsmål: 

Jeg jobber i HR i en mellomstor virksomhet. En ansatt har hatt hjemmekontor 1–2 dager i uken de siste par årene og har levert gode resultater.

Nå ønsker vedkommende å jobbe permanent hjemmefra på fulltid. Lederen mener dette kan skape utfordringer for samarbeid og prosjektgjennomføring, og vi er usikre på hvordan vi bør håndtere forespørselen.

Hva er arbeidstakers rettigheter i denne situasjonen, hva bør HR vurdere, og hvordan kan vi fatte en lovlig og forsvarlig beslutning?

 ---

Advokatene svarer:

Vi får stadig oftere henvendelser fra arbeidsgivere om arbeidstakere som ønsker om å jobbe permanent fra hjemmekontor.

Arbeidsmiljøloven gir ikke ansatte en ubetinget rett til å arbeide hjemmefra på fast basis. Spørsmålet må vurderes ut ifra rammen av arbeidsgivers styringsrett, arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og kravene til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

At arbeidstakeren har levert gode resultater ved delvis bruk av hjemmekontor, innebærer i seg selv ikke noen rett til permanent hjemmearbeid. Arbeidstakers ønske må veies mot virksomhetens behov.

Arbeidstakers behov vs. virksomhetens interesser

Arbeidsmiljøet i en virksomhet skal være fullt forsvarlig, jf. arbeidsmiljøloven § 4-1 første ledd. Forsvarlighetskravet omfatter både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet. For enkelte arbeidstakere kan det være forhold knyttet til fysisk eller psykisk helse som gjør tilrettelegging i form av permanent hjemmekontor nødvendig eller særlig hensiktsmessig for å sikre arbeidsevne eller et forsvarlig arbeidsmiljø for den det gjelder. Dette kan for eksempel være tilfelle der en arbeidstaker med angst, PTSD eller andre psykiske belastninger opplever redusert arbeidsevne i kontormiljøet eller der kontormiljøet utløser symptomer. Tilsvarende kan dette være tilfelle for en ansatt med kroniske muskel- og skjelettplager, som opplever forverring ved reise til og fra jobb eller som følge av mangelfulle ergonomiske forhold på kontoret.

Uavhengig av hvilke rettigheter, interesser eller hensyn som begrunner arbeidstakers ønske om eller behov for å arbeide permanent fra hjemmekontor, må arbeidsgiver foreta en avveiing mot virksomhetens interesser.

På samme måte som den ansatte som ønsker permanent hjemmekontor har krav på et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, har de øvrige ansatte i virksomheten en tilsvarende rett. I mange virksomheter er løpende samhandling og fysisk tilstedeværelse en forutsetning for effektiv oppgaveløsning, samarbeid og prosjektgjennomføring. Permanent hjemmekontor for enkelte ansatte kan etter omstendighetene svekke teamfølelse, tilgjengelighet og felles ansvar, og dermed påvirke arbeidsmiljøet for øvrige ansatte.

Permanent hjemmekontor kan også påvirke arbeidsgivers mulighet til å følge opp den ansatte, utøve arbeidsledelse og ivareta internkontroll. Det vil etter omstendighetene også være mer belastende for arbeidsgiver å sikre HMS-ansvaret for en ansatt som permanent arbeider utenfor virksomhetens ordinære arbeidssted.

Videre må arbeidsgiver vurdere om konfidensialitet, taushetsplikt og informasjonssikkerhet kan ivaretas i tilstrekkelig grad ved permanent bruk av hjemmekontor. I enkelte virksomheter og stillinger kan det være gode grunner til at dokumenter, systemer eller arbeidsprosesser ikke bør benyttes utenfor virksomhetens lokaler over tid, særlig der det behandles personopplysninger, forretningssensitiv informasjon eller kunde- og prosjektdata.

Tilfredsstillende prosess

Det kan være motstridende hensyn som en arbeidsgiver må veie mot hverandre i en vurdering av om en arbeidstaker har rett til permanent hjemmekontor. Det bør derfor opprettes dialog med arbeidstakeren om bakgrunnen for at vedkommende ønsker dette.

Dersom arbeidstakeren peker på forhold som har betydning for arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og/eller for arbeidsmiljøet for øvrig, er dette hensyn som veier tungt. Samtidig er det nødvendig å avklare hvilke oppgaver som krever fysisk tilstedeværelse og hvordan permanent hjemmekontor vil påvirke samarbeid, prosjekter og kundekontakt.

Det er viktig at arbeidsgiver dokumenterer hvilke vurderinger som er gjort, når beslutningen tas. Dersom beslutningen blir å avslå ønsket, bør den ansatte få en skriftlig begrunnelse som tydeliggjør at avslaget er basert på virksomhetens saklige behov og interesser.

Dersom arbeidsgiver konkluderer med at hjemmekontor skal etableres permanent, skal dette formaliseres skriftlig i en tilleggsavtale til arbeidsavtalen, jf. hjemmekontorforskriften § 2. En slik avtale skal, etter den samme bestemmelsen, inneholde opplysninger om hjemmearbeidets omfang, arbeidstid for hjemmearbeidet, eventuelle bestemmelser om når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver, eventuelle bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, herunder frister, eventuelle bestemmelser om prøvetid for hjemmekontor, eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr og eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Dersom hjemmekontoravtalen skal være midlertidig og ikke permanent, må varighet også oppgis.

Vi anbefaler at avtalen inneholder en bestemmelse om partenes adgang til å si opp avtalen, med en bestemt oppsigelsesfrist. Dersom det etter hvert viser seg at permanent hjemmekontor ikke er ønskelig, selv om ordningen opprinnelig hadde gode grunner for seg, bør begge parter ha en klar og forutsigbar adgang til å avslutte ordningen og gå tilbake til arbeid på virksomhetens ordinære arbeidssted. Dette bidrar til fleksibilitet, samtidig som det skaper forutsigbarhet og reduserer risikoen for konflikt dersom behovene i virksomheten eller hos arbeidstaker endrer seg. Det bør også fremgå at arbeidsgiver ikke trenger noe særskilt grunnlag for å si opp en avtale om hjemmekontor. Arbeidsrettens alminnelige saklighetskrav til grunnlag og prosess ved oppsigelse av en hjemmekontoravtale vil likevel gjelde.

Mulig mellomløsning

En mulig mellomløsning er at arbeidsgiver gir arbeidstakeren rett til hjemmekontor i en prøveperiode. På denne måten kan arbeidsgiveren kartlegge og evaluere hvordan bruk av permanent hjemmekontor påvirker arbeidstakeren, arbeidsmiljøet og virksomheten. Dersom arbeidsgiver i løpet av prøveperioden vurderer at ordningen ikke lar seg forsvare, og derfor ikke lenger kan opprettholdes, kan den avvikles.

Oppsummert har ansatte ingen automatisk rett til å jobbe permanent hjemmefra, og ethvert slikt krav må balanseres mot virksomhetens behov og ivareta arbeidsmiljølovens krav.

En strukturert prosess med dialog, dokumentasjon og eventuelt prøveperiode vil ivareta både arbeidstakers interesser og arbeidsgivers ansvar, samtidig som det gir et juridisk forsvarlig grunnlag for beslutningen.

Besvart av advokat Preben Haugmoen Mo og advokatfullmektig Ane Husby.