Norce: Når kontoret endrer seg – hva skjer med oss som jobber der?

Kåre Hansen, Jo Dugstad Wake og Leif Jarle Gressgård er alle forskere i Norce.

SYNSPUNKT. Den finske rikskringkastingen YLE meldte i 2023 at den finske stat planlegger å selge opptil halvparten av bygningsmassen sin i de kommende årene. Årsaken er at bare 28 prosent av de ansatte er til stede på kontoret i gjennomsnitt. 

I en tid der hybrid arbeid og aktivitetsbaserte kontorløsninger blir stadig vanligere, har vi på oppdrag fra NHO gjennomført en studie der vi har intervjuet 50 kontorarbeidere, ledere og rådgivere for å forstå hvordan disse endringene oppleves i praksis. Resultatene gir innsikt i både muligheter og utfordringer med nye kontorløsninger – og peker på hva som skal til for at kontoret skal fungere som en god arbeidsplass i en ny tid.

Aktivitetsbasert kontor: Fleksibilitet i praksis

Innen både privat og offentlig sektor ser vi at såkalte aktivitetsbaserte kontorløsninger er blitt populære. Konseptet er basert på at man ikke har faste plasser, men i stedet ulike soner for ulike typer arbeid: stille soner, sosiale soner, prosjektsoner og så videre. Tanken er at ansatte skal kunne velge hvor de vil jobbe ut fra hva de skal gjøre.

I teorien gir dette fleksibilitet og bedre ressursutnyttelse. I praksis viser vår studie at det ofte er mer komplisert. Mange ansatte opplever at sonene ikke brukes som planlagt – stille soner blir brukt til møter, prosjektsoner mangler skjermer, og sosiale soner blir stående tomme. Kapasitetsproblemer og behov for individuell ergonomisk tilpasning gjør at folk reserverer plasser uformelt, og mange ender opp med å sitte på samme plass hver dag – akkurat som før.

Dette viser at fysisk utforming alene ikke er nok. Det må også være tydelige spilleregler, god opplæring og en felles forståelse av hvordan kontoret skal brukes.

Hjemmekontor: Frihet og friksjon

Et annet viktig funn er hvordan hjemmekontoret har blitt en naturlig del av arbeidshverdagen for norske kontorarbeidere. De fleste setter pris på fleksibiliteten, og mange foretrekker å jobbe hjemme når de trenger ro og konsentrasjon. Intervjuene våre viser at hjemmekontoret i praksis blir en del av det totale kontorkonseptet, en sone på linje med prosjektsoner og samhandlingssoner på virksomhetens lokasjon. Flere ansatte og ledere rapporterer at hjemmekontoret blir avgjørende for å få helheten til å fungere. Det sparer dem for reisetid og ikke minst, det gir dem bedre rammer for konsentrasjon. Hjemmekontoret er sonen de typisk velger på dager med mange online møter eller når man trenger mer ro.

Samtidig opplever flere at det er lettere å samarbeide, få hjelp og føle seg som en del av fellesskapet når man er fysisk til stede på kontoret. Vi ser at det er spesielt de unge som trives i aktivitetsbaserte kontorløsninger, mange av dem kunne ikke tenkt seg noe annet.

Dette skaper et dilemma: Hvordan kan man tilby fleksibilitet uten å miste det sosiale og faglige limet som kontoret gir? Flere virksomheter prøver nå ut ulike hybridmodeller, men mange ansatte etterlyser tydeligere føringer og bedre koordinering. Det er ikke nok å si at «alle kan velge selv» – det må også være en felles forståelse av når og hvorfor man møtes.

Et annet gjennomgående tema i intervjuene, er betydningen av fysisk nærhet for samarbeid og læring. Når man sitter sammen, opplever mange at det er lettere å stille spørsmål, dele erfaringer og løse problemer i fellesskap. Noen beskriver hvordan de lærer ved å overhøre samtaler, eller ved å få med seg hva kollegaer jobber med. Samtidig viser studien at dette ikke skjer automatisk. Hvis kontoret er for fullt, eller hvis man ikke vet hvor kollegaene sitter, blir det vanskeligere å samarbeide.

Og hvis man ikke har soner som er tilrettelagt for uformell interaksjon, ender man ofte opp med å booke møter – eller la være å ta kontakt.

Én størrelse passer ikke alle

En viktig observasjon er at kontorbehovene varierer. Personlighet, alder, erfaring og arbeidsoppgaver påvirker hvordan man bruker kontoret. Noen trives med fri flyt og nye impulser, mens andre trenger forutsigbarhet og faste rammer. Noen trenger ro og ergonomi, andre søker energi og sosial kontakt.

Et godt kontor må derfor kunne romme variasjon – både i arbeidsformer og i menneskelige behov. Det handler ikke om å velge mellom cellekontor og åpent landskap, men om å skape fleksible løsninger som gir folk mulighet til å velge det som passer dem best.

Til slutt viser studien vår at endringer i kontorløsning ikke bare handler om fysisk utforming – det er en organisatorisk endring. Det krever tydelig ledelse, god kommunikasjon og involvering av ansatte. Mange av utfordringene som oppstår, handler ikke om møbler eller kvadratmeter, men om forventninger, kultur og eierskap.

De virksomhetene som lykkes best, er de som ser kontorutformingen som en mulighet til å utvikle organisasjonen – ikke bare spare penger. De som lytter til ansatte, tester ut løsninger, og justerer underveis.