3 grunner til at møter sporer av – og noen råd om hvordan man kommer på sporet igjen

Når møter sporer av, er det som regel møtedeltagerne i fellesskap - og ikke én person - som har ansvaret for at det skjer og det skjer gjerne på underfundig vis – mens hver og en handler i god tro. Det skriver organisajonspsykologen og konsulenten Roger Schwarz i et innlegg hos hbr.org. I innlegget sitt diskuterer han flere grunner til at møter ikke er «på sporet». Dette er hovedpoengene i tre av dem:

• Folk er ikke på samme spor når møtet begynner
  Når et møte er «på sporet», konsentrerer alle i gruppa seg om det samme temaet samtidig - henholdsvis et temaet som gruppa er blitt enige om å diskutere. Organisasjonspsykologens råd er: Lag - gjerne i forbindelse med møteinnkallingen- en eksplisitt avtale om hensikten med møtet. Definér også prosessen fram mot målet. Hva skal skje? Steg for steg.
  
• Det oppstår for mange spor som leder ingensteds hen
  Det som typisk skjer i møter, er at det dukker opp flere nye tema når man diskuterer hovedtemaet. Et møte som eksempelvis handler om å legge en plan framover, kan ende opp i diskusjoner om regnskapstall fra forrige kvartal eller om planleggingsprosesser som sådan. Faren er at det oppstår mange slike spor i et møte, uten at man får landet noen av dem. Schwarz lanserer det han påstår er et enkelt prinsipp for å ta tak dette: Hvis du bringer et tema til torgs, sørg også for å lande det. Problemet skal løses på et eller annet vis - og ikke bli liggende der som en løs tråd. Hvis du mener at dere ikke kan gå videre med planen for neste kvartal før dere kjenner tallene fra forrige kvartal, spør eksempelvis teamet: Er dere enige eller uenige i dette? Sørg for at dere får tatt en beslutning.
  
• Folk som «sporer av» blir ikke fulgt opp på en god måte
  Hvis du i møter sier til folk at de sporer av, og ber om at dere nå må gå tilbake til det dere egentlig skal snakke om, skjer antagelig en av to ting, ifølge Schwarz: Enten vil personen fortsette å snakke om sitt, eller så forblir han eller hun taus gjennom resten av møtet. Vær heller åpen og nysgjerrig, råder organisasjonspsykologen. Du kan si at du ikke ser sammenhengen til temaet dere nå diskuterer, og be vedkommende om å forklare. Er det relatert til hovedtemaet, eller er dette et tema dere heller bør diskutere en annen gang? Kanskje oppdager du at det er en sammenheng der som du selv ikke har sett? Alternativt kan dere få tatt en beslutning om at temaet skal tas opp på et annet møte.