8 ledertips om hvordan du håndterer førjulsstresset

Det er litt over en uke igjen til jul, og hvis du har det som mange andre, har du en hel haug med oppgaver som skal være ferdige før julefreden kan senke seg. Kjetil A. Vedøy, administrerende direktør ved Arbeidsmiljøsenteret – et fagmiljø som jobber med rådgivning og opplæring i arbeidsmiljøspørsmål, forteller at også de har høysesong nå. Antallet henvendelser fra arbeidsplassene øker. Det er nå stresset på arbeidsplassene topper seg.

– Vi befinner oss nå på oppløpssiden av sesongen, i innspurten. Det er lenge siden forrige ferie, og folk er slitne etter å ha jobbet ganske lenge og intensivt. I tillegg til at folk er tomme for krefter, kommer det gjerne tidsfrister og en ekstra arbeidsbelastning med mange ting som skal ferdige før ferien, sier Kjetil A. Vedøy til Dagens Perspektiv.

Det er imdilertid ikke bare stresset som øker på i styrke rett før en ferie. Arbeidsmiljøsenterets erfaring er at det også blir mer konflikter og støy rundt om på arbeidsplassene. Dette er et møtnster som går igjen før jul, men også før påske og sommerferier.

– Mange er tomme for krefter, og går i kjelleren. Dermed er det også slutt på tålmodigheten og rausheten, sier Vedøy.

– Må prioritere

Vedøy viser til at ansvaret for et høyt stressnivå på en arbeidsplass ligger hos ledelsen. Dette fordi ledelsen, sett fra en prinsippiell innfallsvinkel, alltid har ansvar for arbeidsmiljøet.

I hverdagen har ledere et ansvar for å prioritere.
– Stress kommer ofte fordi ledere ikke klarer å prioritere og legge til rette for at arbeidet blir jevnere fordelt, sier Vedøy.

Å prioritere handler om å velge bort, og hvis lederen hjelper til, opplever gjerne medarbeideren at han eller hun får mer kontroll over tilværelsen. De føler seg tryggere på at de valgene de gjør er i tråd med de signalene som er gitt, og kan senke skuldrene litt. Hvis lederen derimot signaliserer at alt er lite viktig, mister medarbeiderne opplevelsen av mestring og kontroll.

– Ledere må tørre å være tydelige på hva som er de viktigste prioriteringene nå, den siste uken før jul. Et alternativ er å sette opp de tre viktigste oppgavene som skal løses. Noe annet som er viktig, er at lederne gir positive tilbakemeldinger på alt det som er gjort og utført, og ikke bare maser om den ene tingen som gjenstår.

Førjulstips til ledere

Sjefen for Arbeidsmiljøsenteret har laget en hel liste med åtte konkrete tips til ledere som ønsker å bidra til å redusere stress blant medarbeidere; nå i førsjulstida – og ellers. Her er rådene:

• Hjelp medarbeiderne med prioriteringene. Ha helst samtaler i god tid før julestria. Se på oppgavene til den enkelte og del dem inn i tre kategorier: Hva er dine må-oppgaver, Hva er kan-oppgaver og hva er liker-oppgaver. Bli enig om hva som er hva, og identifiser hva du som leder mener er må-oppgaver i travle perioder. Velg bort alt annet.
  
• Innfør e-regler der det lar seg gjøre. Slå av alt som kan forstyrre arbeidet i travle perioder; som interne chatte- og meldingsprogrammer. Vær tydelig på at det er ok å svare på intern e-post to-tre ganger om dagen i julestria istedenfor fortløpende. Koble telefoner mot svarer eller sentralbord. Er det viktig, gir de beskjed. Her skal det jobbes!
  
• Innfør stilletid på kontoret på begynnelsen av dagen. Dette innebærer at dagen ikke starter med aviser, epost, interne møter eller med kaffeslabberas med kolleger. Alle starter i stedet med de viktigste og mest krevende oppgavene først. Det tar et kvarter, tyve minutter å komme inn i konsentrasjonsarbeid, men bare et par sekunder å rives ut. Vedøys erfaring er produktivteten øker på arbeidsplasser hvor de klarer å innføre en felles «konsentrasjonstid».
  
• Sørg for at det er god mat og drikke tilgjengelig i lokalene, slik at folk kan spise godt og være til stede. Unngå søtsakene som får blodsukkeret til å svinge opp og ned i løpet av dagen. Det blir folk bare trøtte av.
  
• En solid innsats krever belønning. Husk å belønne folk i hverdagen.
  
• Husk at den gylne regel når det gjelder stress, er å fokusere på alt som er gjort i løpet av dagen. Ikke på alt som gjenstår. Bygg mestringsopplevelser hos dine medarbeidere.
  
• Ha en plan for ekstra ressurser som kan tilkalles, som er kjent for alle. Hva gjør vi om vi får en ekstra kunde, eller det kommer en sykmelding? Er de ansatte kjent med at det finnes en plan, vil de oppleve at dere har kontroll.
  
• Var det noe vi ikke fikk gjort i dag? Vær tydelig på at det er helt greit å melde fra til deg som leder hvis det er noe vi ikke rekker. Et team spiller med åpne kort. Kommer vi ikke i mål, er det et felles ansvar. Vi deler våre seire. Og vi støtter når det trengs.