Vil du unngå at folk utsetter ting? Forsøk å droppe tidsfristene

­Lest om ledelse. Professor Maroš Servátka fra Australia’s Macquarie Business School og Stephen Knowles, Trudy Sullivan og Murat Genç; alle fra New Zealand’s University i Otago har gjort en studie der 3276 mennesker ble invitert til å delta i en spørreundersøkelse på nett.

Noen av deltagerne fikk en deadline på en uke, noen fikk en måned på seg og noen fikk ingen tidsfrist for å svare.

Resultatene viste at svarprosenten var størst blant dem som ikke fikk noen tidsfrist. De svarte også raskere.

Konklusjonen kan dermed se ut til å være: Hvis du vil unngå at folk utsetter ting; la være å gi dem en deadline. Dette skriver Harvard Business Review, som i et intervju ber professor Servátka om å «forsvare» forskningen sin.

Professoren sier at tidsfrister motiverer oss til å gjøre ting vi ellers kanskje utsetter, men at det er verdt å merke seg at sammenhengen ikke alltid er gitt. En tidsfrist som ligger langt fram i tid kan i teorien gi oss mer tid til å gjøre jobben, men det betyr ofte at vi utsetter det igjen og igjen. Kanskje glemmer vi det helt.

Men hvorfor skulle det å droppe tidsfrister gi bedre resultater?

Ifølge Servátka har mange en tendens til å tolke det å ikke ha en deadline, som at det gjelder «å få dette gjort så raskt som mulig». Tidspresset ligger der, implisitt.

I studien svarte nesten halvparten i gruppen uten deadline nesten med en gang. Til sammenligning var det veldig få av dem som fikk en måned på seg til å svare, som svarte så raskt.

Det viktigste for å påvirke responstiden så dermed ut til å være å enten ikke gi deadline, eller å gi en kort tidsfrist.

Professor Maroš Servátka sier til HBR at han tror at å-droppe-deadline-taktikken har mest for seg når resultatet er til det gode for noen andre og at det er lett å, implisitt, forstå at det haster. For eksempel hvis man skal gi blod etter en naturkatastrofe. Servátka viser til at veldedige organisasjoner da typisk heller ikke setter en sluttdato for giverkampanjer.

Det samme gjelder imidlertid spørreundersøkelser og når du ber en kollega om en tjeneste, mener han. Hvis du ikke setter en dato, er det mer sannsynlig at de gjør det med en gang.

HBR-redaktøren spør professoren om hun bør slutte med å gi skribenter deadlines. Men da får hun til svar at det vil være en veldig risikabel strategi.

«Resultatene våre innebærer ikke at du aldri skal gi folk en deadline. Hvis du ikke setter tidsfrister for noe så komplekst som å skrive en artikkel, er det ikke sikkert at folk klarer å prioritere riktig. Alt avhenger av konteksten», sier Servátka.