Er det noen regler for hvordan en advarsel utformes?

Spørsmål: Vi er en salgsrettet bedrift som leverer helsemedisinsk utstyr. En av våre ansatte har forsømt seg overfor en kunde. Nærmere bestemt består forsømmelsen at han ikke fulgte opp en avtale overfor en kunde. Kunden tok det ille opp. Det gjør ikke saken bedre at vedkommende har begått lignende forgåelser tidligere. Vi vurderer nå å gi ham en skriftlig advarsel. Er det noen regler for hvordan en advarsel utformes?

HR-ansatt

Svar: Nei, det er gitt noen lovregler eller andre formelle føringer på dette. Men det betyr ikke at der likegyldig hvordan en advarsel utformes. Fire minimumsvilkår bør oppfylles: For det første bør forsømmelsen konkret beskrives, så korrekt og nøkternt som mulig. Det annet krav er at hvis han har fått advarsler bør, men f.eks. bare muntlig – bør det også nevnes.

Det tredje er hva slags konsekvenser forsømmelsen fikk, hos kunde og/eller arbeidsgiver. Endelig bør som et fjerde vilkår neste reaksjonsnivå nevnes. Har vedkommende såpass mye på seg av forgåelser at neste forsømmelse vil medføre oppsigelse, bør dette nevnes.

Man bør huske på at det primære formål med en advarsel er bedret adferd. Sekundært kan det tjene til å forsterke grunnlaget i en fremtidig oppsigelsessak.

SBDL v/ advokat Arvid R. Ødegård