Hvem trivs best i öppna landskap?

Stradig flere vraker cellekontoret.

Motstanderne av åpne kontorlandskap er mange, men trenden med «öppna landskap» ser ikke ut til å snu, selv om dette er en trend som har gått i bølger tidligere.

Kontorløsningene i det nye regjeringskvartalet som er under planlegging, vil sette ny standard for det fysiske arbeidsmiljøet i staten. Tradisjonelle cellekontor er ikke veien videre, viser en utredning gjort av Statsbygg om det nye regjeringskvartalet.

Utredningen viser at det går mot aktivisertbaserte arbeidsplasser. Dette er en type arbeidsplasser der de ansatte velger seg en ledig arbeidsplass eller arbeidsstasjon ut fra hvilke arbeidsoppgaver de har den dagen. De har krav på en arbeidsplass, men ikke en fast plass å arbeide på.

Forslaget fra Statsbygg innebærer at ansatte skal ha en tilhørighet til hjemmebasen på arbeidsplassen, men ikke fast plass i tradisjonell betydning. Det vil bli færre tradisjonelle arbeidsstasjoner, men flere arbeidsplasser.

Statsbygg har sett på hvordan denne løsningen har fungert andre steder, som for eksempel fra departementer i Nederland, Belgia og Finland og sier at de ikke hadde lagt fram modellen dersom de ikke hadde trodd den ville fungert godt i praksis.

Statsbygg har jobbet med sin utredning i to år, men det er opp til departementet hva de bestemmer seg for. Planene skal være spikret i løpet av 2016.

I det nye regjeringskvartalet skal det være plass til et estimat på omtrent 4250 arbeidsplasser i nybygg. Majoriteten av disse arbeidsplassene programmeres som «standard kontorareal». Et standard kontorareal programmeres for omtrent 60 ansatte, og regjeringskvartalet vil bestå av en serie slike kontorareal, heter det i utredningen fra Statsbygg.

Ikke alle som jobber i statsforvaltningen er like glade for forslaget om at kontorene i det nye regjeringskvartalet skal innredes ved at avdelingene får egne baser, uten at de ansatte får en fast plass.

Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner sier til Fri Fagbevegelse at dette forslaget legger til rette for moderne, effektive og sikre kunnskapsarbeidsplasser.

I Norsk Tjenestemannslag er man derimot skeptiske. Flere medlemmer sier til avisen at de tror slike kontorløsninger ikke er egnet til den typen arbeid som departementsansatte skal utføre. Og de er ikke alene om sin skepsis. Psykologisk institutt ved NTNU leverte i vår en litteraturgjennomgang som viser til en omfattende oppsummering av 49 undersøkelser om åpne kontorlandskap. Den konkluderer med at det å arbeide i åpne kontorlandskap reduserer privatliv og jobbtilfredshet, øker mental belastning og forverrer relasjonen mellom medarbeidere.

Mer enn halvparten i åpent landskap

Like vel velger stadig flere virksomheter åpne kontorlandskap. Ifølge selskapet Company Pulse, som utfører analyser i store og mellomstore virksomheter, dreier det seg om drøyt halvparten av kontorarbeidsplassene i Norge, skriver Forskerforum. Privateide virksomheter er i førersetet, men offentlige virksomheter kommer etter i stort monn.

Mange ser for seg at den normen som nå blir satt for kontorlandskap i det nye regjeringskvartalet vil angå de fremtidige arbeidsplassene til alle de 160.000 som er ansatt i staten.

Knut Inge Fostervold, førsteamanuensis og fagavdelingsleder ved psykologisk institutt ved Universitetet i Oslo har forsket på arbeidsmiljø i en årrekke. Han peker på at trangen til å arbeide i åpne landskap ikke er ny.

– Trenden med åpent kontorlandskap har gått i bølgedaler siden 1920-tallet. Bølgen vi nå er inne i startet på midten av 1990-tallet, men det er langt fra første gang det har vært populært med åpne landskap i Norge, sier Fostervold.

Etter en periode med åpne landskap på 20-tallet, gikk man over til cellekontor. Men på 50-tallet så man en ny oppblomstring av åpne kontorlandskap og det er den typen vi ser igjen i dag, forteller Knut Inge Fostervold.

Ifølge ham var det de to tyske arkitektene Eberhard og Wolfgang Schnelle fra selskapet Quickborner som sto for utformingen. De brukte konvensjonelle møbler, buede skjermer, store potteplanter, og organisk geometri for å opprette arbeidsgrupper på store og åpne gulv.

– Denne måten å utforme kontorlandskap på ble introdusert i Norge på 70-tallet, for så forsvinne igjen på starten av 80-tallet, sier Fostervold.
Trenden dukker på ny opp på midten av 90-tallet, og den har forsterket seg siden.

Aktivitetsbasert eller etter personlighet?

Forståsegpåerne diskuterer gjerne hva slags plassering de ansatte bør ha i et åpent kontorlandskap. Slik det legges opp til i det nye regjeringskvartalet dreier det seg om såkalt aktivitetsbasert plassering. Det er ikke det dummeste, mener Direktør for Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI), Pål Molander. Han mener svært få bedrifter og organisasjoner har gjort ting i riktig rekkefølge når de har gått fra tradisjonelle cellekontor til mer fleksible og åpne kontorlandskap.

STAMI-sjefen påpeker at man primært må tenke på hva de ulike arbeidsoppgavene består av og hvilken gevinst det vil ha å plassere folk som skal arbeide sammen i ulike grupperinger.

– Noen ganger vil små grupper være optimalt, andre ganger større grupper, og noen ganger vil det selvsagt være best å sitte på enekontor, sier Molander.

Han forklarer at det er finansielle årsaker og ønske om å spare areal og husleie som først og fremst har styrt valget av kontorlandskap.

– Bedrifter ønsker ofte å bli assosiert med positive verdier som samhandling, kreativitet, aktiv dialog og effektiv problemløsning, men det er ikke gitt at dette automatisk skjer ved å plassere folk tettere sammen, sier han.

– Løsningen er å ta utgangspunktet i hvem som er hensiktsmessig å gruppere sammen størsteparten av arbeidsdagen, mener Molander.

En annen varient er å plassere folk etter personlighet. Ja, du leste rett. Poenget er å sette de som vanligvis ikke ville valgt å samarbeidet ved siden av hverandre.

Teknisk Ukeblad skriver om en fersk studie gjennomført av HR-konsulentene i i selskapet Cornerstone og Harvard Business School. Ifølge analysen, som er basert på 2000 ansatte i 20 store selskaper, vil man kunne øke produktiviteten ved å sette ulike ansatte ved siden av hverandre.

Årsaken, mener forskerne, er at ansatte med ulike egenskaper kan «smitte» hverandre med såkalt «spillover-effekt» – de vil gjøre hverandre bedre.

Forskerne identifiserte tre ulike jobbpersonligheter, skriver Teknisk Ukeblad:

Den produktive er en person som utfører arbeidet raskt, men med dårlig kvalitet. Den kvalitetsbevisste bruker lang tid, men leverer god kvalitet. Og generalisten leverer litt av begge deler.

Harvard-forskerne mener at det kan øke bedriftens produktivitet betraktelig å blande disse typene ansatte.

Kritisk til ideologitenkning

– Man må finne skreddersydde løsninger på kontorutformingen, ikke skjære alle over en kam, sier Oddvar Skjæveland i Mellomrom Arkitekturpsykologi. Skjæveland tar avstand fra uttrykket «aktivitetsbasert arbeidsplass» og han ser ikke poenget ved bevisst å sette ulike personligheter sammen.

– «Aktivitetsbasert arbeidsplass» er et uttrykk som er basert på en ideologi som ikke fungerer. Det innebærer en idé om fritt plassvalg og full mobilitet. Folk skal kunne jobbe hvor som helst når som helst. Realiteten er at man skjærer alle over en kam, noe som kan virke provoserende. Ikke alle takler å ha fri arbeidstid og arbeidsplass, og det kan også medføre store utfordringer med tanke på personer med helseproblemer. I tillegg kan det gi en følelse av utrygghet og hjemløshet, sier han.

– Ansatte trenger ikke nødvendigvis å ha fast sitteplass, men de bør i alle fall ha en egen hjemmebase å arbeide på, gjerne en liten sone med rundt 6 plasser, legger han til.

Skjæveland er utdannet klinisk psykolog og organisasjonspsykolog, og er seniorforsker på Høgskolen i Bergen. Mellomrom og Høgskolen i Bergen samarbeider om å studere effekten av ulike kontorløsninger for brukerne.

– Tradisjonelle kontorløsninger blir ofte for trege, og klarer ikke å følge tempoøkningen i arbeidslivet. De nye kontorløsningene er høyhastighetsløsninger, som tar høyde for ny teknologi, samt miljø og bærekraft. Jeg liker å kalle det for tilgjengelighetens arkitektur, sier Skjæveland.

– Selv de mest kritiske stemmene sier at åpne kontorlandskap kan være gode så lenge de er tilpassede bruken, og prosessen har vært god i forkant, sier Skjæveland, som har lite til overs for å sette sammen kontorarbeidsplasser etter personlighet.

– Personlighet er vanskelig å håndtere, og personlighetstrekk kan forandre seg. Hvis det i tillegg ansettes nye, eller det forekommer jobbrotasjon, vil dette systemet være lite bærekraftig, sier en kritisk Skjæveland.

Medarbeidere er likevel forskjellige, og arbeidsoppgavene varierende. Et alternativ til å organisere etter personlighetstype er å ta i betraktning ulike arbeidsformer. De fleste har oppgaver som varierer i grad av autonomi, og hvor gruppeorienterte de er.

Åpne kontorlandskaper er en økende trend, og Skjæveland sier at det ikke er noen grunn til å tro at det kommer til å endre seg.

– Man må møte trenden og finne skreddersydde løsninger.