Hvordan håndterer du kritikk?

Når ledere gjennomfører en medarbeiderundersøkelse, og tilbakemedlingene blir annerledes enn de trodde på forhånd, er det mange som ikke er godt nok forberedt, hevder Marianne Hauan Molstad, direktør ved Bufetats senter for administrasjon og utvikling.

I boken Medarbeiderundersøkelsen gjennomført – hva nå?, som hun har skrevet sammen med Tone Aarum Sæter, anbefaler hun ledere å møte tilbakemeldingene på en åpen og god måte. Bearbeiding, forståelse, tiltaksutforming og evaluering er nøkkelord.

– Det å ha en god dialog rundt tilbakemeldinger som er knyttet til deg som leder, kan være nødvendig selv om dette ikke blir det området som velges ut for å skulle bevares eller forbedres, sier hun.

Hauan Molstad forteller at mange ledere vegrer seg for å snakke om negative tilbakemeldingene, spesielt når de kommer overraskende på dem.

– De er ikke vant til det. De synes det er greit i utgangspunktet, men er ikke forberedte når de ubehagelige tilbakemeldingene kommer, sier hun.

Skal man kunne utvikle seg som leder må det være like naturlig å snakke om dette. Ledere må tørre å stå i de vanskelige situasjonene, og da må de utvise ærlighet og åpenhet, mener Hauan Molstad.

– Det skal de ikke gjøre for å få medlidenhet. I stedet skal man fokusere på å forbedre situasjonen, selv om den har kommet overraskende på deg, sier hun.

Til tross for du befinner deg i en situasjon som kan oppleves som betent, kan en god samtale med de ansatte om kritikken føre til at dere tar første skritt på veien til forbedringer. Med motgang blir man sterkere, også som leder, ifølge forfatteren.

– Lederen er nødt til å reflektere over hvorfor disse tilbakemeldingene har kommet. Det er nettopp da man utvikler seg. Ved å utvikle relasjonene vokser tilliten blant medarbeiderne. Hver tredje medarbeider som slutter, gjør dette på grunn av sitt forhold til nærmeste leder, viser forskning. Da er det særdeles viktig at alle forventninger avklares, sier hun.

Dersom medarbeiderne forventer en hyppigere oppfølging enn det lederen klarer å gi dem, er det viktig at lederen sier tydelig fra om hva det er mulig å få til.

– I stedet kan lederen strekke seg litt ekstra, og på denne måten vise den ansatte at budskapet er tatt på alvor – selv om det ikke er like mye som medarbeideren hadde sett for seg, sier Hauan Molstad.

Hun legger til at lederen også må fokusere på at medarbeiderne skal samarbeide seg i mellom, og at alt i bunn og grunn handler om kommunikasjon. Med god kommunikasjon vet man hvor man har hverandre, og det er lettere å justere kursen mot forbedring og relasjonsbygging.

Dersom du har fått negative tilbakemeldinger på ditt lederskap etter en medarbeiderundersøkelse, bør du kalle inn til et tiltaksmøte. Dette må du forberede deg godt til, anbefaler Marianne Hauan Molstad.

– Mange synes dette er ubehagelig, men med gode forberedelser viser det seg at det ofte ikke er så ille som man tror, sier hun.

Det er lurt å klargjøre hva man vil si og innlede med. Ikke minst bør du tenke på hvordan du vil fremføre budskapet. Du bør også definere hva du synes det er spesielt problematisk å snakke om, og hvordan du vil takle eventuell frustrasjon og utblåsninger i møtet.

– Det viktigste er at lederen definerer hvilken rolle som bør inntas, for å få ærlige tilbakemeldinger på sitt lederskap, sier Hauan Molstad.

Hun legger til at det ikke finnes noen fasitsvar som garanterer deg suksess, men påpeker at hvordan du lederen velger å håndtere de negative tilbakemeldingene vil få avgjørende betydning for hvordan dialogen blir i gruppen i fremtiden.

Forfatter Marianne Hauan Molstad.

Forbered deg godt til møtet

• Snakk med lederkollegaer, HR-kollegaer eller andre du har tillit til i forkant

Fordøy resultatene

• Diskuter hvordan du vil gå frem i møtet
• Visualiser og øv på hvordan du vil fremstå og hva du vil si i forkant av møtet
• Ikke bruk for mye tid på å tolke resultatene

Vær ærlig og åpen

• Vær klar over at noen av medarbeiderne kan være fristet til å bortforklare resultatene
• Du må oppfordre alle til å stå i ubehaget
• Gå aldri sint inn i et møte, eller fortsett et møte hvis du blir sint underveis

Ikke bortforklar eller let etter årsaker

• Be dine medarbeidere om å si litt om hvilken effekt det de har oppfattet som negativt har på dem
• Konsentrer deg om fremtiden, på hva og hvordan, og ikke hvorfor
• Målet er å konkretisere et målbilde og tiltaksmål for det som skal bevares og forbedres

Vær opptatt av gruppen

• Støtt aktivt dem som tør å sette ord på hva dette handler om
• Negative tilbakemeldinger på ditt lederskap kan føre til at nærmeste leder velges som et forbedringsområde
• Da må dialogen avdekke konkrete handlinger og episoder, slik at dette kan bli et område for forbedring i praksis

Våg å utfordre dine medarbeidere

• Husk at medarbeiderne forventer at det skjer noe når de har gitt ærlige tilbakemeldinger
• Skjer det ikke noe, kan det hende at tilbakemeldingene deres ikke blir like ærlige neste gang
• Husk at du ikke kan, bør eller kanskje heller ikke vil gjøre endringer på alt de har kommentert. Vær tydelig på hva du ikke kommer til å endre – det er også å gjøre noe