Rødt lys ga færre forstyrrelser på kontoret

Mange som sitter i åpne kontorlandskap tyr til store hodetelefoner for å stenge omverdenen ute. Noen hører på musikk. Andre hører kanskje ikke på noe som helst, men bruker likevel hodetelefonene som en «buffer» mot omverdenen.

Hos ABB i Olofström i Sverige har de imidlertid de siste to årene testet en annen måte å beskytte seg mot forstyrrelser på, skriver den svenske arbeidslivsavisen Du&Jobbet. Kort fortalt handler det om at et rødt lys ved skrivebordet skal fungere som vern mot forstyrrelser.

Signalsystem ved skrivebordet

15 kontoransatte som sitter i åpent kontorlanskap hos ABB i Olofström ble utstyrt med et signalsystem bestående av en rød, en gul og en grønn lampe ved skrivebordet. Resultatet er færre forstyrrelser og mer effektiv jobbing.

Slik skal fargene tolkes:

• Rødt lys = kan bare forstyrres hvis det er viktig
• Gult lys = er ikke til stede
• Grønt lys = det er «fritt fram»; vedkommende kan forstyrres

Ideen er ikke ny, man har i lang tid brukt lamper på veggen for å signalisere om et kontor er ledig eller ikke. Å ta lampesystemet ut i kontorlanskapene er imidlertid ikke fullt så vanlig, men ABB har nå – i samarbeid med forskere fra universitetet i Zürich – ifølge Sveriges Radio gjennomført dette som et pilotprosjekt blant 450 kontoransatte i ABB i 12 land.

Det har vært brukerne selv som har registrert forstyrrelser fra kolleger både før og under forsøket. Etter at signalsystemet ble innført, ble antallet forstyrrelser redusert med 46 prosent. Forskerne skal fremover også undersøke om systemet bidrar til å redusere stress.

• LES MER:Det ukonsentrerte kontorlandskapet

Koblet sammen med datamaskinen

I dette prosjektet er rødlyset koblet sammen med de ansattes datamaskin og en programvare som gjør at rødlyset kommer på når systemet registrerer mange tastetrykk og visse musbevegelser.

Systemet tolker den type aktivitet som dyp konsentrasjon. Konsentrasjon i form av tankearbeid som ikke innebærer aktiv jobbing ved datamaskinen, gir med andre ord ingen effekt. Medarbeiderne kan imidlertid betjene lysene manuelt – og selv slå på rødlyset ved behov. Hvor godt lampesystemet «treffer» på å registrere konsentrasjonsarbeid, sies det ingenting om.

Noen ansatte var ifølge Sveriges Radio først redde for at dette skulle oppleves som en konkurranse, men skeptikere skal etter siget ende ha blitt beroliget av at den røde lampen er individuelt innstilt og kun lyser i tilsammen 45 minutter per medarbeider per dag.

• LES MER: De mest forstyrrende lydene på kontoret

– Lettere å bli ferdig i tide

Mikael Ohlsson, teamleder ved ABB i Olofström, forteller til Du&Jobbet at mens folk tidligere bare gikk bort til kollegene og begynte å prate, så ser man nå først på statusen på lysene. Er det rødt, avventer man.

Ohlsson opplever at de har arbeidet mer effektivt etter at de fikk lampene. Han sier i intervjuet at de synes at det er blitt lettere å bli ferdige med oppgaver i tide, man får være mer i fred og jobber dermed litt raskere.

• LES MER: Tester om «lydbobler» gjør det lettere å konsentrere seg i kontorlandskap

Tar 10-20 minutter å finne igjen flyten

Jan Wilhelm Bakke, arbeidsmedisiner og overlege i Arbeidstilsynet, har gått igjennom store mengder forskning på kontorlandskap. Bakke har tidligere uttalt til Dagens Perspektiv at den største svakheten med kontorlandskap er at løsningen ikke tar hensyn til dem trenger å konsentrere seg:

– For de som driver med krevende konsentrasjonsarbeid med store krav til fungerende korttidshukommelse, er det viktig å unngå forstyrrelser. Man har mange ting i hodet samtidig som man må huske. Hvis du blir tatt ut av stoffet ditt, så tar det lang tid å komme seg inn flytsonen igjen. Det tar fort 10 til 20 minutter. Hvis det skjer mange ganger blir man veldig sliten.