Annonse
Ledelse
Vær forsiktig med å snoke i ansattes e-post: Også jobb-mailen er privat
Stadig mer av vår kommunikasjon på jobben skjer via e-post. E-postene har overtatt for både brev, telefonsamtaler og møter. Men noen ganger misbruker ansatte jobb-mailen. Hva gjør sjefen da? Første bud er: Vær varsom. E-post er privat område, også på jobben, sier ekspert.
Annonse
En kollega er syk, men har fått et viktig svar fra en kunde på sin e-post. Eller du mistenker en av dine medarbeidere i å dele sensetiv informasjon om bedriften med en konkurrent.
Hva gjør du? Kan du gå inn via systemet og sjekke hva medarbeidere og kolleger har liggende på sin jobb-mail?
Allerede i 2009 fikk personopplysningsforskriften et nytt kapittel som omhandler «Innsyn i e-postkasse mv.» Advokat og redaktør i Amedias arbeidsrettstjeneste jobbraadgivning.origo.no, Ole André Oftebro opplever likevel at forståelsen for regelverket er mangelfull, spesielt i små og mellomstore virksomheter.
Han sier at arbeidsgivere må være særdelse forsiktige før de krever innsyn hi e-postene til en ansatt. I utgangspunktet tilhører e-post-kontoen den private sfæren.
– Retten til privatliv gjelder også på jobb, og følgelig er det ikke fritt frem for å snoke i ansattes e-poster, sier Oftebro.
– Hvorfor ønsker arbeidsgivere innsyn i ansattes e-poster?
– Det kan være mange grunner til det. En vanlig situasjon er at viktige dokumenter eller informasjon er sendt til en arbeidstaker, som er blitt syk. En annen typisk situasjon er at arbeidsgiver mistenker at en ansatt driver med noe som ikke tåler dagens lys, sier advokat Oftebro, som forteller at han har vært borti flere saker der ansatte har drevet regelrett kriminalitet via jobbe-posten.
– I forbindelse med avslutning av arbeidsforhold er det heller ikke uvanlig at noen arbeidstakere føler seg fristet til illojale disposisjoner, for eksempel oversendelse av kundelister eller andre forretningshemmeligheter til egen kommersiell utnyttelse, sier Oftebro.
Ole André Oftebro er partner i Advokatfirma Ræders arbeidsrettsavdeling og redaktør for Amedias arbeidsrettstjeneste jobbraadgivning.origo.no.
Kan medføre stor skade
Dersom viktig informasjon ligger utilgjengelig i en e-postkasse, kan det ifølge Oftebro medføre stor skade for en virksomhet, for eksempel ved at prosjekter stopper helt opp eller kommer galt av sted. Arbeidsgiver kan også risikere tap av kontrakter, dersom et tilbud med akseptfrist ligger i innboksen til en fraværende arbeidstaker. I noen tilfeller kan arbeidsgiver også frykte å bli assosiert med ulovlige eller klanderverdige handlinger fra arbeidstaker.
– Hva er ditt råd til arbeidsgivere som mistenker at ansatte bruker e-post i privat øyemed i alt for stor grad, eller enda verre, mistenker at job-mailen brukes i ulovlig aktivitet?
– Arbeidsgiver kan fastsette interne retningslinjer om bruk av e-post, men vil ikke dermed få utvidet rett til innsyn. Slike retningslinjer kan for eksempel gå ut på at e-postadressen ikke skal benyttes til privat korrespondanse, eller at arbeidstaker i privat korrespondanse må fjerne signatur med virksomhetens navn og adresse, sier Oftebro.
– Det viktigste rådet jeg kan gi er imidlertid å innarbeide gode rutiner for lagring av virksomhetsrelatert e-post på fellesområder. På den måten kan man sikre at alle som for eksempel er knyttet til et prosjekt, får tilgang til relevant korrespondanse. Arbeidsgivere som vurderer innsyn bør sette seg grundig inn i reglene og ev. forhøre seg med en advokat, før innsynet gjennomføres., sier advokat Ole André Oftebro.
En fersk dom i EU-domstolen, sier at det ikke er forbudt for arbeidsgivere å sjekke medabeideres e-poster. Dette vil ikke ha bedtydning for de norske reglene, sier Oftebro. Dommen slår bare fast at innsyn ikke er i strid med EUs lovgivning om vern av privatliv, og ikke til hinder for at nasjonalstatene kan regulere
innsyn.
