Kan vi kreve tilbake lønn den ansatte aldri skulle hatt?

Spørsmål fra arbeidsgiver:

Vi oppdaget nylig at en av våre ansatte i over et halvt år har fått utbetalt for høy lønn – til sammen nærmere 120.000 kroner mer enn vedkommende egentlig hadde krav på etter arbeidsavtalen. Feilen skyldes en tasteglipp hos vår tidligere lønnsmedarbeider, som har sluttet. Den ansatte hevder hun «har vært i god tro», og at pengene nå allerede er brukt. Vi ønsker å vite: Kan vi kreve pengene tilbake – og hvordan går vi frem i praksis?

 ---

Advokatene svarer:

Dette er en situasjon mange arbeidsgivere frykter – og som dessverre skjer oftere enn man skulle tro. Reglene er imidlertid ganske klare: Har den ansatte fått utbetalt for mye lønn, har arbeidsgiver som hovedregel krav på tilbakebetaling.

Utgangspunktet: Feilutbetaling gir krav på tilbakebetaling

Lønn skal utbetales i samsvar med arbeidsavtalen og gjeldende tariffavtale (hvis virksomheten er bundet av dette). Dersom en ansatt har mottatt mer enn hun har krav på, foreligger det en feilutbetaling. Da har arbeidsgiver et såkalt tilbakebetalingskrav. Dette regnes juridisk som et pengekrav, helt på linje med andre krav som oppstår mellom to parter.

Det finnes riktignok enkelte snevre unntak: Dersom det har gått svært lang tid, eller dersom arbeidsgiver selv kan bebreides for å ha skapt en urimelig forventning hos arbeidstaker, kan retten til å kreve tilbake beløpet være tapt. Men som hovedregel må arbeidstaker regne med å måtte gjøre opp.

Praktisk fremgangsmåte

Som arbeidsgiver bør du gå trinnvis frem – dette for å ivareta både juridiske krav og et godt arbeidsmiljø:

Få full oversikt: Kartlegg nøyaktig hvor stort beløp som er feilutbetalt, og dokumenter feilen.

Innkall til samtale med arbeidstaker: Forklar hva som har skjedd, og presenter grunnlaget for kravet. Det er viktig å legge frem tallene på en ryddig måte slik at arbeidstakeren ser at dette ikke er vilkårlig.

Drøft løsninger: Tilby dialog om fremgangsmåte for tilbakebetaling for å finne beste løsning for begge parter. La det være opp til den ansatte å velge fremgangsmåte, dersom dette ikke er til stor ulempe for virksomheten. De ulike alternativene er:

• Engangsbetaling innen en avtalt frist.
• Nedbetalingsplan der ansatt betaler tilbake i avdrag.
• Avtale om lønnstrekk, dvs. at fremtidig lønn reduseres til beløpet er tilbakebetalt.

Vær oppmerksom på at lønnstrekk bare kan gjøres hvis det på forhånd er fastsatt ved skriftlig avtale. En skriftlig avtale om trekk i lønn må være konkret for den aktuelle situasjonen og inngås etter at grunnlaget for trekket har oppstått for å være gyldig. Det er derfor ikke tilstrekkelig med en generell bestemmelse om adgang til motregning i arbeidsavtalen.

Hvis den ansatte ikke samtykker

Skulle arbeidstakeren motsette seg både lønnstrekk og frivillig tilbakebetaling, må arbeidsgiver formelt behandle kravet som et vanlig pengekrav. Det innebærer å sende et formelt påkrav til den det gjelder med beskrivelse av feilutbetalingen, beløpet og forslag til løsning. Sett en frist for tilbakebetaling og inndriv kravet gjennom vanlige mekanismer, herunder eventuelt inkassovarsel og oversendelse til namsfogden dersom betaling fortsatt uteblir.

Korriger i lønnssystemet og til myndighetene: Husk å melde inn både feilutbetalingen og tilbakebetalingen korrekt via a-melding og i sammenstillingsoppgaven.

Hva med «god tro»?

Arbeidstakere opplyser av og til at de «ikke merket» at lønnen var for høy ved feilutbetalinger, og mener at de ikke kan være forpliktet til å tilbakebetale. Dersom en ansatt faktisk ikke kunne forstå at lønnen var uriktig, og pengene allerede er brukt til vanlig forbruk, kan det tenkes at kravet bortfaller. Her skal det imidlertid svært mye til og det må avgjøres etter en konkret vurdering. I praksis forutsettes det ofte at arbeidstakere følger med på sin egen lønnsslipp og ville reagert dersom det oppstår differanser

Ved en feilutbetaling på 120.000 kroner, slik dere beskriver, er det lite sannsynlig at en domstol ville anse arbeidstakeren som å være «i aktsom god tro».

Oppsummering

Arbeidsgiver har i utgangspunktet krav på tilbakebetaling, og dere bør starte med en dialog med den ansatte. Gi vedkommende en reell mulighet til å komme med innspill til hvordan tilbakebetalingen kan skje – det bidrar både til en ryddig prosess og til å redusere konfliktnivået.

Skulle dere ikke få til en frivillig løsning, har dere full rett til å forfølge kravet formelt.

Besvart av advokatfullmektig Margrete Fivelstad og advokat Marianne Klausen.