Prekesjappe til gjenbruk i omorganisering

For et år siden skulle Friskliv og mestring – som jobber med å fremme fysisk og psykisk helse, inn i en større omorganisering hvor virksomheten skulle bli en egen etat.

Lederen for virksomheten, Hilde Freim, så raskt at metodikken som har blitt brukt i heltidsarbeidet i kommunen, prekesjappe, kunne brukes i denne omorganiseringsprosessen.

Virksomheten hadde vokst seg så stor at det var på tide å gå fra å være en virksomhet/avdeling til å bli en egen etat. Nå er organisasjonskartet nytt og det ligger nå fire virksomheter under selve etaten Friskliv og mestring. Nå skal det jobbes videre med utvikling av tjenestene.

– Vi ønsker å bruke mye av prekesjappa-metodikken videre fordi det er en god måte å involvere ansatte på, ikke minst tillitsvalgte og verneombud på en ny måte. Vi er litt mer vågale enn det vi har vært før i slike prosesser. Personlig tør jeg i større grad å stille spørsmål og involvere medarbeidere og tillitsvalgte i noe som ikke er ferdig, sier Hilde Freim.

Sitter ikke på løsningen

Ved å ta i bruk prekesjappe blir ansatte enda mer involvert i selve prosessen. Lederne kan fortelle dem: nå er vi kommet så langt, men vi vet ikke helt hvor vi går.

– Vi åpner oss mer opp om at vi ikke sitter på hele løsningen. Jeg har blitt flinkere til å ha pilotpresentasjoner for verneombud og tillitsvalgte for å få tilbakemelding før jeg presenterer noe for medarbeiderne. Som leder sitter man ikke på alle svarene og man skal heller ikke late som man gjør det.

Hun mener prekesjappe har vært med og åpnet virksomheten opp på en ny måte.

Prekesjappe var brukt mye på fjoråret. Nå er det innholdet i den nye etaten som skal spikres.

– Metodikken er absolutt overførbar til andre organisasjoner og virksomheter. Vi snakker bedre sammen når vi kan senke skuldrene litt. Det er en arena hvor man kan snakke mer åpent med hverandre og få bort rollene til folk. Man må nesten erfare det for å tørre å gjøre det, sier Freim.

Når man har skapt den tilliten hvor man tør å stole på at prosessen er grei, tror hun at teamet hennes skal klare å ta metodikken videre på egen hånd.

– Nå har vi tilliten og tryggheten til å stole på at dette vil gå.

Trygge på situasjonen

Selv om ledergruppen har ledet omorganiseringen, har de selv ikke har visst hvilke roller de kommer til å få i den nye etaten. Freim peker på at metodikken prekesjappe har gjort dem trygge på den situasjonen de har stått i og tenkt at de prøver å få til det som er best for brukerne.

– Det er brukernes opplevelse som er det viktigste her, og ikke å male vår egen kake, sier hun.

Friskliv og mestring ble opprettet som en egen avdeling i 2013. Kommunen ønsket å slå sammen fysioterapi og ergoterapi og rus og psykisk og helsetjeneste. De ble slått sammen til en virksomhet. Mesteparten av tjenestene blir utført hjemme hos brukerne.

Trygghetsøvelser

Friskliv og mestring har at noen store samlinger med prekesjappe. En gikk over fire dager hvor alle ansatte var invitert til å delta. Dagen starter med trygghetsøvelser hvor alle skal si noe – selv om det bare er navnet deres.

– Mange syns det er kjempeskummelt å snakke foran andre. Det var mange av medarbeiderne som aldri hadde møtt hverandre før. Noen fant ut at de jobbet i samme virksomhet som naboen sin. Vi brukte tid på å skape en trygg stemning og bryte ned barrierene, sier Freim.

En øvelse er for eksempel å stille seg opp etter et imaginert verdens- eller Norgeskart ut i fra hvor du er fra. Plutselig står man sammen med noen man aldri har hilst på før bare fordi du er fra Vestlandet.

– Det er viktig å bryte opp etablerte roller og grupperingene på en arbeidsplass. Noen ganger plasserer vi oss sammen med de som har lik hårfarge som. Det kan høres simpelt ut, men det er en helt bevist strategi, sier hun.

Etter disse trygghetsøvelsene ble man delt inn i grupper som jobbet videre med spørsmålene knyttet til omleggingen. Lederne måtte sitte utenfor ringen med ryggen til og lytte til hva gruppen diskuterte uten å avbryte. Da det var en oppsummering på slutten av dagen fikk heller ikke lederne lov å kommentere. Lederne skal bare lytte.

– På slutten av dagen sa de som har jobbet 30 år i Fredrikstad kommune med utallige omorganiseringer at de aldri har vært med på noe liknende. Her opplever medarbeiderne at de faktisk fikk kommet til ordet. Selvfølgelig er det en spenning om det man har meldt inn blir tatt med i totalvurderingen, sier hun.

Gode møteplasser

Tanken bak det å ta i bruk prekesjappe var å skape gode møteplasser for ledere, ansatte, tillitsvalgte og verneombud i en organisasjonsendringsprosess.

– Vi har prøvd å dykke skikkelig ned i hvorfor vi skal gjøre en organisasjonsendring. Hos oss bruker vi det mest til tjenesteutvikling og organisasjonsutvikling. Vi så at vi gjorde en del ting som ikke var hensiktsmessig.

De begynte derfor å stille seg selv enkle spørsmål som «Hvem er brukeren vår», «Hvilke tjenester skal vi gi», «Hvordan kan vi gi tjenester» og «Hvordan kan vi samarbeide mer på kryss og tvers».

– Prekesjappa er mer en metode. I stedet for å sitte rundt et møtebord, sitter man i en sirkel. Det handler i stor grad om å lytte til andre. Det har skapt en bedre dialog innad i ledergruppa, men også mellom ledelsen og tillitsvalgte. Man lytter mer enn man snakker selv, sier hun.

I ledergruppen forklarer Freim at de har fått et annet forhold til hverandre. De samhandler bedre nå, mens de før bare ledet hver sin avdeling.

– Man smiler litt mer når man møtes i gangene, mer senka skuldrer blant de ansatte og de er mer positive til endringen som er i gang. Vi har skapt en positiv forventing og et engasjement. Vi er ikke i mål enda, men det har skapt tillit blant folk om at de får informasjon og at de er med i prosessen.