Risikerer at internkommunikasjonen spinner ut av kontroll

I 2010 oppdaget Det norske veritas at flere hundre ansatte kommuniserte om jobbrelaterte saker via den sosiale nettverkstjenesten Yammer. DNV GL var lite glad for at kommunikasjonen mellom medarbeidere foregikk på sosiale medier, som lå utenfor arbeidsgiverens kontroll. Den gangen hadde ikke selskapet kontroll over eller eierskap til det som ble kommunisert i Yammer-gruppen. De kunne heller ikke stenge den.

Det norske veritas er ikke alene om å ha ansatte som kommuniserer i kanaler som arbeidsgiveren ikke kontrollerer. En av fire forteller at de snakker med kolleger om jobbrelaterte saker utenom de kommunikasjonskanalene som arbeidsgiver legger til rette for.

Medarbeiderne benytter seg av sosiale medier som Facebook, Skype, samt mail, sms og telefon for å kommunisere. Det viser en undersøkelse gjennomført i samarbeid mellom Dagens Perspektiv, HR Norge og Kantar TNS.

Fikk Yammer for ansatte

Det eneste Det norske veritas kunne gjøre for å unngå at ansatte tok internkommunikasjonen ut til sosiale medier, var å tilby en løsning. I 2011 opprettet DNV GL en egen Yammer for ansatte.

– DNV GL har 13.500 ansatte, fordelt på 350 kontorer i hundre land. Mange medarbeidere jobber på tvers av landegrenser og tidssoner. De hadde åpenbart et behov for å kommunisere på denne måten, forteller HR-direktør Cecilie Heuch.

Antall medarbeidere i DNV GL som benytter seg av Yammer har akselerert den siste tiden. I april 2015 brukte rundt tusen ansatte kommunikasjonskanalen daglig. I dag er det rundt 6.000 daglige brukere. Medarbeidere forteller at de bruker Yammer til å dele informasjon, fortelle om ting som skal skje og stille spørsmål.

Det finnes 170 aktive grupper, alt fra en egen gruppe for konsernledelsen til mer fag- og temaorienterte grupper for kvinnelige ledere og dem som arbeider i Maritim.

– I en stor organisasjon som vår er det ikke alltid like enkelt å vite hvem som kan hva, eller hvem man bør involvere i et prosjekt. Med Yammer har det blitt mye enklere fordi kolleger finner hverandre på tvers av landegrenser og fagområder, og diskuterer og deler kunnskap på en effektiv måte, sier Heuch.

– Vi ønsket oversikt. Nå som internkommunikasjonen foregår på de plattformene vi tilbyr, har vi det. Det er vi som eier det som deles i disse kanalene.

• LES MER: Øker effektiviten ved å tilby kommunikasjonsverktøy

Velges bort av sikkerhetsgrunner

35 prosent av norske virksomheter allerede har lagt til rette for bruk av nettbaserte kanaler for internkommunikasjon og –samhandling, som for eksempel Yammer, Facebook Workplace og Office 365. Det viser undersøkelsen som Kantar TNS har gjennomført i forbindelse med HR Norges teknologikonferanse HR Tech.

Over halvparten av de rundt 1000 respondentene svarer imidlertid at virksomheten ikke har lagt til rette for slik bruk.

Det er flere grunner til at virksomheten ikke tar i bruk verktøyene. Mange mener det er fordi de eksisterende løsningene fungerer godt nok, noen tror virksomhetene er redde for sikkerheten og at de mister kontroll ved å ta i bruk nettbaserte kommunikasjonsverktøy. Noen mangler også kompetanse eller kjenner ikke til alternativene, eller de syns verktøyene er for dyre å bruke.

Hva tror du er grunnene til at virksomheten ikke har tatt i bruk denne typen samhandlingsverktøy for samhandling mellom egne ansatte?

Et dilemma

Daglig leder i HR Norge Even Bolstad mener det oppstår et dilemma når virksomhetene ikke tilbyr nettbaserte kommunikasjonsverktøy, særlig for de virksomhetene som velger dem bort av sikkerhetsgrunner.

– Virksomheter mister kontrollen når de ikke tilbyr slike verktøy, fordi ansatte finner veien til sosiale medier på egen hånd, sier han.

Bolstad mener det er en illusjon å tro at det å opprettholde status quo er minst risikofylt. Da blir virksomhetene sittende igjen på perrongen, tror han.

– Arbeidstakere i de bransjene som i minst grad tilrettelegger for samhandlingsverktøy, vil nok i noen grad selv utforske mulighetene som ligger i slike verktøy.

Bolstad mener en ukontrollert delingskultur blant ansatte i åpne sosiale nettverk som for eksempel Facebook er mer bekymringsfullt enn de innvendingene man måtte ha mot leverandørenes avtalevilkår.

Mange har pekt på juridiske utfordringer når man tar i bruk globale aktørers verktøy, som ikke alltid tar hensyn til de lokale lover og regler, for eksempel om personvern.

• LES MER: Jobb-Facebook kan være ulovlig i Norge

Cecilie Heuch i DNV GL forsikrer om at ledelsen tar sikkerhetshensyn og personvern på alvor når de tar i bruk nye kommunikasjonsverktøy.

– Vi involverer eksperter på personvern og må få løsningene godkjent blant annet av tyske fagforeninger, som er noen av de strengeste i verden på dette området.

Hun legger til:

– Vi har en ansattgruppe som er svært glade i prøve ut nye ting. 87 prosent av medarbeiderne har høyere utdanning, mange er ingeniører. De ønsker en digital ansattopplevelse. Det leverer vi og det gir oss konkurransefortrinn.