Ledelse

Er du leder for noen som alltid utsetter det de skal gjøre?

Her er noen tips.

Anita Myklemyr
Publisert Sist oppdatert

Å ha som vane å utsette oppgaver, selv om man vet at oppgaven bør gjøres og at konsekvensene kan være store, omtales gjerne som utsettelsesadferd, eller prokrastinering.

Det er ofte oppgaver man ikke har lyst til å gjøre, pluss større og viktige oppgaver som utsettes, leser vi i en artikkel fra Psykologi, Tidsskrift for norsk psykologiforening.

Alle utsettelsene kan føre til stress, angst, nedstemthet, motløshet og eb opplevelse av redusert mestring hos den det gjelder. Men prokrastinering innebærer også at man får mindre tid til den oppgaven som utsettes, med det resultat at prestasjonen gjerne blir dårligere.

Frustrerende for lederen

Hva så med den som skal være leder for disse medarbeidere som hele tiden utsetter de oppgavene de får? Det kan være en frustrerende øvelse, og Theodore Kinni, skribent hos strategy+business (et nettsted fra fagmiljøer i sfæren rundt selskapet PwC), har forsøkt å gi noen tips til ledere som strever med den slags. (Se nederst i artikkelen)

Han starter imidlertid med å fortelle at han har lest at rundt 20 prosent av den voksne befolkningen regner seg selv som kroniske utsettere. Han viser videre til psykologiprofessor Joseph Ferrari, som har skrevet bok om utsettelsesadferd, og som hevder at forekomsten av prokrastinering er rimelig konsistent på tvers av alder, kjønn og nasjonaliteter.

Det ser med andre ord ut til å være et ganske utbredt problem.

Spenning eller flukt

Det har vært forsket en hel del på utsettelsesadferd, og ulike fagfolk har ulike tilnærminger til problemstillingen.

Kinni velger blant annet å vise til at forskere har funnet to typer utsettelsesadferd: Noen utsetter fordi de helst vil unngå hele oppgaven, kall det gjerne en fryktbasert utsettelse, mens andre bedriver utsettelser for spenningens skyld. De spiller russisk rulett med tidsfrister.

Men la oss gå tilbake til den som skal lede folk som utsetter oppgaver; hva kan en leder gjøre?

En utsetters tips til ledere

Theodore Kinni, som omtaler også seg selv som en typisk utsetter, gir i innlegget sitt hos strategy+business noen råd til ledere. De er ikke forskningsbaserte, men de bygger på hans personlige erfaringer med å holde sin egen utsettelsesadferd i sjakk. Han tror ikke på verken straff eller trusler, bestikkelser eller belønninger.

Han tror på en litt mildere tilnærming. Forstår man utsetterens tilbøyeligheter, vil de fleste ledere kunne lede dem, mener Kinni. Les og vurder selv, kanskje noen av disse rådene kan være forsøket verdt vært neste gang du skal lede en utsetter? Her er Kinnis tips:

  • Identifiser utsetterne
    Hvis teamet ditt har problemer med tidsfrister, så er sannsynligvis ikke alle like skyldige. Finn ut hvem det er som bremser fremdriften.
  • Gå for korte og tøffe tidsfrister
    Ingenting gjør det lettere å utsette enn fjerne og diffuse tidsfrister. «Så, med en gang du har identifisert oss prokrastinerere, gi oss tøffe deadlines», skriver Kinni. Hvis oppgaven er langsiktig, bryt den ned i mindre, håndterbare deler og lag egne tidsfrister for hver og en av dem.
  • Ikke less på med oppgaver
    Utsettere kan håndtere mange oppgaver, men ikke kom med alle på en gang, oppfordrer Kinni. Sats heller på «sekvensielle» oppgaver, det vil si en rytme der én oppgave følger etter en annen. Kinnis erfaring er at hvis du dumper mange oppgavene i fanget på en utsetter på én gang, og forventer at han skal håndtere dem rasjonelt, så vil han sannsynligvis i stedet finne mange andre interessante ting å holde på med.
  • Fjern distraksjoner
    Distraksjoner er som å helle bensin på utsettelsesbålet.
  • Still krav om struktur og ansvarlighet
    Utsettere ser alltid etter en måte å kamuflere seg på. De ser også etter unnskyldninger for å gjøre noe annet enn de skulle ha gjort. Gjør det du kan for å fjerne det som måte være av tvil. Gjør det klart hvem som er forventet å gjøre hva, og gi ansvar på en så offentlig måte som mulig.
  • Spill på de sterke sidene til folk
    En del utsettere ønsker seg ikke utfordringer. Så, når du kan, gi dem jobber de vet de vil klare. Og når du gir dem en utfordring - forklar hvorfor du er sikker på at de kan gjøre jobben.
  • Be om hjelp
    Utsettere er også mennesker. «Hvis du har en oppgave som må gjøres, be om vår hjelp», skriver Kinni. Han forklarer at noen ganger er dét alt han og andre utsettere trenger for å stable på beina nok motivasjon til å overvinne sin naturlige indre motstand.
utsettelsesadferd psykologi prokrastinering ledelse
Powered by Labrador CMS