Møtedeltakere er mest oppmerksomme under disse videomøtene

LEST OM LEDELSE. Mange av oss har det siste året deltatt i digitale møter fra hjemmekontoret.

En ny stor studie fra Microsoft blant egne ansatte i USA viser at de fleste jobber med andre ting samtidig som de deltar i videomøter.

Rundt 30 prosent sjekker e-posten sin under møtet, mens 25 prosent jobber med filer – for eksempel Word-dokumenter, skriver TechRepublic.com, som først omtalte undersøkelsen.

Jo flere deltakere og jo lenger møtet varer, desto høyere er sannsynligheten for at deltakernes oppmerksomhet trekkes over i andre arbeidsoppgaver.

Ettermiddagsmøter

For å holde på møtedeltakernes oppmerksomhet er det lurt å legge møtet til ettermiddagen – da er deltakerne mest fokuserte på det som skjer i videomøtet.

Undersøkelsen viser at det var dobbelt så høyt risiko for at deltakerne multitasket dersom det var mer enn 10 deltakere i møtet.

Det var også seks ganger mer sannsynlig at deltakerne multitasket dersom møtet varte i mer enn 80 minutter, sammenlignet med møtene som tok 20 minutter eller mindre.

Deltakerne var mindre oppmerksomme under morgenmøter enn de var på ettermiddagen. Dersom et møte var planlagt på forhånd, var sannsynligheten større for at deltakerne ikke fulgte like nøye med.

– Ad hoc-møter har som ofte et spesifikt fokus og er relevante for et begrenset antall ansatte i motsetning til mer generelle og planlagte møter for flere ansatte, sier forskerne.

Pluss- og minussider

Den positive med å multitaske under videomøter er at flere av Microsofts ansatte rapporterte at de får utført mer arbeid. 39 prosent av respondentene forklarte at årsaken til at de multitasket var for å ta igjen arbeid.

Noen ansatte rapporterte at multitasking var nødvendig på grunn av økningen i antall videomøter som lederne deres forventet at de skulle delta på.

Deltakere som deltok på møter som ikke hadde direkte noe med arbeidet deres å gjøre, rapporterte om høyere grad av multitasking.

Funnene viser også at hjemmekontor ofte innebærer flere distraksjoner enn om man jobbet fra kontoret, noe som kan føre til mer multitasking.

Mestringsmekanisme

Flere av appene som brukes til videomøter, som Teams og Zoom har chat-funksjoner, som kan oppfattes som distraherende dersom noen velger å dele filer og kommentere i disse kanalene under selve møtet.

– Å chatte samtidig som man deltar på et videomøte kan gjøre det mulig for deltakerne å ytre en mening uten å avbryte den som snakker. Det er også enklere å få med seg detaljer og bekreftelser i chat-funksjonen, og man kan legge til en dose humor. Samtidig kan slike funksjoner virke distraherende fra hovedmålet, skriver Microsoft.

Microsoft oppdaget også at flere av de ansatte multitasket under videomøter som en mestringsmekanisme for angst – noe som påvirket deres evner til å konsentrere seg om møtet.

15 prosent av respondentene mente at multitasking gjorde dem mer produktive, mens 36 prosent av respondentene sa at multitasking gjorde at de følte seg mindre oppmerksomme og engasjerte. Multitasking kan også oppfattes som uhøflig og, ifølge Microsoft-funnene, føre til mental utmattelse.