Utenriksdepartementet bommet på anbudsprosess til 180 millioner kroner

Reglene for anbud og anskaffelser er vanskelige og de brytes regelmessig, selv av de flinkeste.

• Utenriksdepartementet får smekk for å ha utelatt priser fra priskriteriet.

• Nå må anbudsprosessen startes på nytt.

• NHO vil ha sterkere håndhevingsregime, kontraktregister og et eget tilsynsorgan i stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser som er ventet til høsten.

Alltid noen som flytter

Hvert eneste år er det noen i utenrikstjenesten som flytter.

Det kan for eksempel være ambassadøren med familie i Canberra i Australia som har fått et nytt oppdrag ved generalkonsulatet i St. Petersburg.

Denne flyttingen er det noen som tar seg av. Faktisk trenger ikke ansatte i utenrikstjenesten tenke på annet enn egne kofferter.

Bøkene deres, for eksempel, pakkes ned, flyttes, lagres, og pakkes opp igjen i bokhyllene på det nye stedet for dem.

I juli 2017 lyste Utenriksdepartementet flytteoppdraget ut på anbud igjen. Selve anbudet var på en rammeavtale verdt totalt 180 millioner kroner.

En del av pakken omhandlet 40 godsforsendelser i Amerika, 80 i Afrika og 80 i Asia/Oceania. Forsendelser mellom de ulike utenriksstasjonene skulle komme i tillegg.

Det ble satt av to måneder til å levere inn tilbud. Ved fristens utløpt var det to selskaper som hadde levert inn bud, Adams Experss og NFB International Relocations AS.

Flytting mellom ambassadene er ikke akkurat nytt. UD har hatt oppdraget ute på anbud mange ganger før. Men denne gangen var en ting annerledes.

Mens man tidligere brukte eksterne konsulenter til å utforme anbudsprosessen, hadde man denne gangen valgt å ta en større del av jobben selv.

Etter at flere kriterier var blitt vurdert, falt valget på NFB International Relocations AS.

Klagde på kravspesifikasjonene

Adams Express klagde avgjørelsen inn til Klagenemnda for offentlige anskaffelser, KOFA.

Daglig leder i Adams Express, Hans Christian Strand mente at kriteriet i anbudsrunden som gjaldt pris, var ulovlig.

Han fremholdt at UD brøt med regelverket når de ikke hadde hentet inn priser på forsendelser mellom utenriksstasjonene.

Innhenting av priser kan være mer krevende enn det høres ut.

Skulle UD gjort det for alle mulige destinasjon- og avreisekombinasjoner, måtte man ha hentet inn over 10.000 forskjellige priser.

KOFA endte likevel på at det ikke fritok UD for plikten til å anvende lovlige tildelingskriterier. Avgjørelsen var at UD hadde brutt regelverket.

Slik klagenemnda ser det, var ikke tildelingskriteriet pris egnet til å identifisere tilbudet med det beste forholdet mellom pris og kvalitet.

Arbeidsuhell

Kommunikasjonssjef i Utenriksdepartementet, Frode Overland Andersen melder på e-post at som en konsekvens av KOFAs beslutning er konkurransen avlyst.

En ny anbudsrunde vil snart bli utlyst.

– Vi håper den kan være gjennomført i tredje kvartal, sier han.

Fortsatt ganske tannløst

Dermed velger UD å følge KOFAs anbefaling. Det hadde departementet strengt tatt ikke trengt å gjøre.

Lenge var det et problem at KOFAs avgjørelser ble ignorert siden det ikke fulgte straff med avgjørelsen.

Fra og med 2017 fikk KOFA tilgang til å skrive ut gebyr, men dette gjelder kun ulovlige direkteanskaffelser, altså dersom det ikke er utlyst konkurranse i det hele tatt.

– Det er veldig viktig at man ser på håndhevelsesregimet i arbeidet med stortingsmeldingen om offentlige anskaffelser, sier advokat i NHO og ekspert på anskaffelser Arnhild D. Gjønnes.

Hun har bistått Adams Express i klageprosessen mot Utenriksdepartementet.

I tillegg til sterkere håndhevelsesregime ønsker hun seg et tilsynsorgan og et kontraktsregister som det man er i ferd med å innføre i stadig flere EU-land.

Kontraktsregister

Gjønnes sitter for tiden i en ekspertkomite i EU-kommisjonen hvor man blant annet har sett nærmere på registeret som har informasjon om hvem som kjøper hva av hvem og til hvilken pris.

– Det gir gjennomsiktighet, og det igjen motvirker korrupsjon, sier hun.

Som en ekstra bonus får de som deltar i anbudskonkurranser tilgang til registeret og alle de interessante dataene om kjøpere og selgere som ligger der.

– Da får man oversikt over hvordan markedet fungerer, sier Gjønnes.

Et eget tilsynsorgan, noe man allerede har i Sverige i regi av konkurransetilsynet der, tror Gjønnes vil kunne fungere preventivt.

– Det vil kunne ta saker i forkant slik at man ofte kan slippe klagebehandling i etterkant, sier hun.

Høye terskelverdier

I 2016 vedtok Stortinget å heve terskelverdiene for offentlige anskaffelser med virkning fra 1 januar 2017. Vedtaket gikk mot anbefalingene fra forenklingsutvalget.

Gjønnes mener nå virkningene av vedtaket er klare, og hun er ikke nådig.

– Det er mange som er oppgitt.

Problemet med for høye terskelverdier er at mange anbud aldri blir offentlig kjent slik at bedrifter kan levere inn sine tilbud.

Mens terskelverdien i dag ligger på 1,1 millioner kroner på varer flest, er det på hele 6,3 millioner kroner innen helse og omsorg.

– Utlysning av kontrakter er viktig, også det hindrer korrupsjon, sier hun.