Utfordringer verdt å tenke over hvis bedriften skal over til hybridkontor

Det å kunne ha hjemmekontor fremstilles som fleksibilitet, og noe vi tilsynelatende er komfortable med. Samtidig savner vi litt av det å jobbe på kontoret. Så hybrid, det høres klokt ut for alle.

– Hybridkontor betyr ikke nødvendigvis at alle de ansatte jobber halve tiden hjemme og halve tiden på kontoret. Og det er her mange virksomheter nå sitter og skal legge kabal, som kanskje ikke går opp, sier Simployers jurist Karoline Amundsen Dystebakken i en pressemelding.

Google-sjef Sundar Pichai publiserte tidligere denne måneden et åpent brev til sine ansatte. I brevet, som handler om arbeidshverdagen etter pandemien, skriver Pichai at han ser for seg at 60 prosent jobber i en hybridløsning der de er på kontoret to-tre dager i uken.

20 prosent jobber kun hjemmefra, og de resterende 20 prosentene jobber fra nye steder. For eksempel vil det for mange virksomheter være aktuelt å åpne minikontorer i deler av landet eller i utlandet på grunn av produksjon, kompetanse eller kundemasse.

Dobbelt opp med kontorutstyr

Uansett fordeling er det praktiske ting å tenke på. Hvordan gjør man det med kontorutstyr? Hva skal være dobbelt for de som jobber både hjemme og på kontoret, av stoler, skjermer og hvor mye kan man pålegge de ansatte å frakte med seg hver gang?

Og så er det stolkabalen. Skal man ha fast plass, skal to eller flere dele en plass og komme ulike dager? Både utstyr og stolkabal må koordineres. Kan man redusere antall plasser, nedskalere størrelsen på kontorlokalene? Hva med kantinedriften?

Dette med hybridkontor er kanskje litt mer komplisert enn mange har sett for seg.

For det er ikke sikkert at dette er et HR-prosjekt med en sluttdato der man kan si «sånn, dette har vi bestemt, nå skal vi jobbe på denne måten fra nå av».

Man må ha en agil tilnærming til hybridløsninger og være åpne for justeringer underveis. Det kan jo dukke opp konsekvenser som man ikke ser helt enda, som ved endringer ellers i arbeidsmiljøet.

Krevende med selvledelse

Mange ønsker å være på kontoret hele tiden, og vil mistrives med hjemmekontor selv om det bare er noen dager i uken, mens andre helst jobber hjemmefra.

Årsakene er mange og ulike. For noen kan det være krevende med selvledelse eller plassmangel hjemme, og man savner tilknytning til kollegaer og sosial jobbkultur.

Andre igjen har lang reisevei, tidsklemme eller er mer produktive når de jobber hjemme enn i åpent landskap. Og de fleste opplever kanskje en kombinasjon av disse og foretrekker nettopp hybridløsning der de kan få både i pose og i sekk.

Det Google-sjefen peker på som særlig viktig er å koble de som sitter hjemme med de som er på kontoret. Det var ikke en selvfølge før.

Var man hjemme så var man hjemme. Skal man ha hybridløsning må man sørge for at alle er inkludert uansett hvor man sitter. Arbeidsgiver må sørge for systemer for det.

Oppfølging av arbeidstakere, både nyansatte og andre, kan bli mer krevende. Hvordan støtte og sikre forsvarlig arbeidsmiljø på avstand?

Mindre kontorlokaler

Man må spørre seg om hvorfor hybridkontor kan funke for akkurat sin organisasjon, og ikke bare henge seg på en trend.

For mange virksomheter er det helt riktig. De drar nytte av å tiltrekke seg arbeidskraft fra andre steder, eller spare penger på mindre kontorlokaler.

Kanskje har de med seg de ansatte på prosessen, og besitter de riktige verktøyene for å håndtere en digital arbeidshverdag på permanent basis. Men det som er riktig løsning for noen er som kjent ikke det for andre. Det gjelder både virksomheter, ledere og ansatte.

Skal hybridkontor være en backup-plan eller skal det være noe man offensivt markedsfører for å tiltrekke seg flinke folk fra andre geografiske områder?

Skal kabalen om hvem som har hjemmekontor når bestemmes utfra bosted, rolle, personlige preferanser/livssituasjon – eller er det kanskje et frynsegode?

Rekrutteringsmulighet

Virksomheter fristet med «mulighet for hjemmekontor» i stillingsutlysninger lenge før koronaen. Det hinter om tillit, fleksibilitet og autonomi.

– Hybridkontor gir absolutt muligheter for god rekruttering, men man må samtidig spørre seg hvordan det blir med onboarding når vi tar fatt på «den nye normalen» Hvordan blir man kjent med kollegaer? Og hvordan bygge fellesskap med fysisk avstand? sier Amundsen Dystebakken.