Våg den vanskelige samtalen

Magasinet Personal og Ledelse skriver i en større artikkel om hvor viktig det er at ledere håndterer negative tilbakemeldinger fra medarbeiderundersøkelser på en åpen og god måte. Tone Aarum Sæter og Marianne Hauan Molstad, som står bak boken «Medarbeiderundersøkelsen gjennomført - hva nå?», sier i et intervju i magasinet at de mener det er viktig at ledere i slike tilfeller gjør en innsats for å forsøke å forstå hva medarbeiderne mener, all den tid påstander i slike undersøkelser gjerne gir rom for ulike tolkninger.

Ta det på alvor

Medarbeidere og lederen må med andre ord snakke sammen, mener de to. Og lederen må lytte. Hva er medarbeiderne misfornøyde med? Og - kan de gi noen konkrete eksempler? Forfatterne mener at et oppriktig forsøk fra lederen på å forstå, vil gi medarbeiderne en følelse av å bli tatt på alvor; noe som igjen kan danne grunnlag for videre dialog og eventuelle forandringer.

Selv om det kan være fristende å gå i forsvar eller å overse negative tilbakemeldinger, er oppfordringen altså at man som leder istedenfor stiller med et åpent sinn - og at man lytter. I noen tilfeller vil imidlertid medarbeiderne kvie seg for å utdype tilbakemeldingene sine i et møte hvor lederen er til stede. I slike tilfeller kan det være nødvendig å få bistand fra andre til å gjennomføre oppfølgingsmøtet.

Lytt også til klønete tilbakemeldinger

En annen som har vært opptatt av negative tilbakemeldinger, er organisasjonspsykolog og konsulent Roger Schwarz. I et innlegg på nettsidene til Harvard Business Review har han omtalt klønete tilbakemeldinger som «en dårlig innpakket gave». Han viser til at gode ledere velger å åpne disse «gavene» som består av kritikk og klager, uavhengig av hvordan de er pakket inn.

Schwarz anbefaler at man merker seg kommentarer som gjør at man blir oppbrakt, overrasket eller føler seg truet. Slike følelser kan være et tegn på at noen har gitt deg

tilbakemeldinger, om enn i en litt dårlig form. Hvis så er tilfelle, vær likevel opptatt av potensialet, lyder rådet. Hva kan du lære av dette? Vær nysgjerrig og still spørsmål av typen; hva gikk galt her etc. Moralen er: hvis du møter folk med nysgjerrighet og medfølelse, vil du få greie på ting som folk først ikke ville si til deg. Dermed kan det også åpne seg muligheter til å få løst noen problemer.