– Det er kort vei mellom hjerne og hjerte om dagen

Nadin Haugerud leder advokatfirmaet Hammervoll Pind fra hjemmekontoret. Selv om de aller fleste ansatte jobber hjemmefra, har noen, av helsemessige grunner, behov for å være på kontoret.

Til vanlig praktiserer hun det hun omtaler som «sunn ledelse». Nå har lederstilen blitt snudd til kriseledelse. Her er det dialog og kommunikasjon som gjelder.

Selv om Haugerud er vandt til fjernledelse da firmaet har kontorer i både Oslo, Stavanger og Bergen, er det å være leder fra hjemmekontoret ny kost.

– Jeg har aldri opplevd lignende krise enn den vi står overfor i dag. Det nærmeste jeg kan sammenligne det er med er Adecco-skandalen.

Våge å ta beslutninger

Skandalen ble avdekket av NRK i 2011 og omhandlet systematiske lovbrudd begått av Adecco Helse, en av de største private sykehjemskjedene i Norge.

NRK avslørte samtidig at bemanningsbyrået Nurse Partner, som Haugerud ledet den gang, hadde brutt Arbeidsmiljøloven ved at innleide sykepleiere jobbe ulovlig mye overtid.

– Situasjonen vi står i nå er veldig annerledes. Jeg kjenner et veldig ansvar for eierne og ikke minst ansatte og klientene. Det er en annen måte å drive ledelse på. Det tar mye mer av det indre i meg for å styre, samtidig som man må våge å ta beslutninger. Det har aldri vært et problem for meg, understreker hun.

– Det er viktig å sitte med begge hendene på rattet og holde fast. Tilstedeværelse, tilgjengelighet og vise stor grad av empati er spesielt viktig når en krise inntreffer.

Forretningsutvikling og strategier blir derimot lagt litt på is i denne perioden.

– 80 prosent av lederstilen handler nå om kommunikasjon, legge planer, være tilgjengelig, være tilstede. Det er kort vei mellom hjerte og hjerne om dagen. Samtidig er det viktig å kommunisere til de ansatte at vi skal ha en morsom arbeidsplass å komme tilbake til når alt dette er over – når ansatte og klienter strømmer inn dørene.

Målet hennes er hele veien å være fornuftig og vise måtehold.

Trygg i lederstilen

Magasinet Forbes skrev nylig at nasjonene som håndterer koronaepidemien best er styrt av kvinner. Tenker du det samme gjelder for næringslivet?

– Jeg har noen empatiske herrer rundt meg, og hadde ikke klart dette alene på noen som helst måte. Når det er sagt, tror jeg ikke at noe lederkurs kan erstatte det du lærer i løpet av dine første leveår fra foreldrene dine. Jeg kjenner selv på at det er noe av denne lærdommen jeg nå henter frem.

Hun gir en stor takk til foreldrene sine som lærte henne å mentalisere. Hennes mor var veldig god på å snakke om årsakssammenhenger.

– Det har gjort meg veldig trygg. Selvfølgelig kan jeg bli giret og stresset i ulike situasjoner. Jeg er ikke så opptatt av selvtillit, men selvfølelse. Det har jeg med meg hjemmefra.

Kom brått på

Som for de fleste bransjer, kom koronaepidemien brått på advokatbransjen. Over natten besluttet firmaet å sende ansatte på hjemmekontor. Advokatfirmaet har lent seg på myndighetens råd og retningslinjer.

Første steg var å sette opp kommunikasjonslinjene på Microsoft Teams.

– Vi har et stort aldersspenn i selskapet, selv om kjernen er av den yngre generasjonen. Ansatte har virkelig imponert meg når det gjelder deres digitale omstillingsevne. Det er snakk om ansatte som aldri har sittet på hjemmekontor før – eller på Teams.

Sikkerhet er et viktig element i hverdagen til advokater. Haugerud understreker at sikkerheten ikke har blitt svekket av at advokatene nå jobber fra hjemmekontor.

For halvannet år siden satte selskapet opp en totrinnsløsning for innlogginger. Alle ansatte hadde satt opp løsninger for hjemmekontor før krisen slo inn for fullt. Alt av dokumenter er digitalisert. Saksmappene ligger i hvelvene.

Kledde seg ut som påskeharer

Mange av de ansatte har tatt ansvar for at organisasjonen skal sosialiseres – selv om de sitter hjemme. I hver by har de «kort-stopp-møter» hver uke. I lunsjen kan folk koble seg opp på videotjenesten til Teams for å se hverandre mens de spiser.

Virtuell fredagspils har vært gjennomført i flere omganger. Påskequiz ble gjennomført på Zoom og i lukkede Facebook-grupper. Like før påske reiste partnerne i de tre byene ut til alle ansatte med påskeegg – noen utkledd som påskeharer.

– Den sosiale biten har vi klart å ivareta. Partnere har fordelt ansatte mellom seg og alle får en telefon om dagen. De var veldig flinke til å kontakte ansatte de første to ukene, etterpå trengte de en liten påminnelse. Partnerne jobber beinhardt for å holde på klientene og hjelpe dem, samtidig som de tar vare på de ansatte.

Haugerud tror ansatte har blitt trygget av informasjonsflyten i selskapet.

– De vet hvilke forventinger som stilles til dem. Det spirer også til kreative løsninger.

Digitale rettsmøter

Klientmøtene forsvant i det epidemien skylte over landet. Juridiske prosesser ble lagt på is. Alt stoppet opp den første uken.

– I starten tenkte vi at dette var noe som gikk over, før vi tok innover oss alvoret. Vi trengte ikke å sitte på gjerdet, for dette skjedde så fort. Møtesentrene ble fort tømt.

Etterhvert skjønte ledelsen at de ble nødt til å finne andre arbeidsformer for å holde det gående. Møtene som har vært nødvendige å gjennomføre har blitt gjort i de største rømmene uten kaffeservering og håndhilsning. Advokater er fremdeles i retten og det gjennomføres digitale rettsmøter.

– Veldig mye er forskjøvet og flyttet på. Mange har tenkt – er det noen form det går an å likevel gjennomføre dette på?

Rettsalen i Stavanger tingrett var for trang, løsningen ble at rettsaken ble gjennomført på et møterom innredet med pulter med god avstand til hverandre. Det ble satt ut flasker med antibac og folk hadde med seg egne termoser med kaffe og nistepakker.

– Juristene våre i Stavanger sier at det er litt som å være tilbake på skolebenken.

Ingen epidemi-plan

De fleste virksomheter har en kriseplan hvis ulike scenarier skulle skje. Hammervoll Pind har en klar beredskapsplan dersom noen av partnerne trer ut av selskapet. Men som de fleste andre hadde de ingen strategi for hva de skulle gjøre om et virus plutselig ble til en epidemi.

– Vi hadde et fortrinn av å være en liten organisasjon som kunne snu seg lett rundt – og vi har eiere som lot meg lede fritt i samarbeid med styret og tillitsvalgte. Det hadde vært vanskelig å endre arbeidsrutinene raskt dersom alle de 19 eierne skulle hatt en mening om absolutt alt. Min viktigste oppgave er å holde dem informert om hele prosessen.

Hammervoll Pind har så langt ikke måtte permitterte noen av sine advokater. Fire årsverk har blitt permittert – disse jobber på med å ta imot klienter på møtesentrene til firmaet.

– Det er ingen lett beslutning og oppleves som svært inngripende, selv om permitteringer er vanlig i disse dager. I slike situasjoner er det viktig å ha en god dialog med de ansatte.

Likestilling i permitteringsprosesser

Reglene for permitteringer er strenge. Har man ikke hatt et betydelig inntektsfall eller fall i oppdragsmengde i virksomheten, skal man heller ikke permittere. Det har advokatfirmaet enda ikke opplevd.

– Vi har ikke sett oss nødt til å sende ut permitteringsvarsel for flere ansatte, men oppdaterer hele virksomheten jevnlig med informasjon. Informasjonsinnsamling er noe av det viktigste vi driver med om dagen.

Equalitycheck undersøker i disse dager om koronaepidemien har hatt noen effekt på likestillingen på arbeidsplassen – om det er flere kvinner som blir permitterte enn menn. Er likestilling i permitteringsprosesser noe dere er bevisste på?

– Vi har med oss likestillingsperspektivet hele veien. Mange kvinner blir i dag utdannet jurister og vi har en 50/50 fordeling blant kvinner og menn i selskapet. Da vi skulle permittere, var det noen som hadde et ønske om å gjøre noe annet, tatt situasjonen i betraktning, som hadde små barn hjemme og som ikke fikk hverdagen til å gå opp. Det ville aldri vært til vurdering å permittere gravide, sykemeldte eller i foreldrepermisjon. Det ville ikke tatt seg bra ut. Det er viktig å ikke gjøre fotfeil som påvirker menneskers liv så til de grader. Det er ikke tilgivelig.

Dersom selskaper hadde vært i en situasjon hvor flere permitteringer hadde vært nødvendig, mener Haugerud at nøkkelen ville vært dialog med ansatte om hva de tenker rundt saken. En slik dialog ble tatt med de administrative ansatte som nå er permitterte.

Villige til å gå ned i stilling

Flere ansatte kontaktet daglig leder tidlig i koronafasen for å si at de er villige til å gå ned til halv stilling dersom det skulle bli aktuelt. Disse henvendelsene kommer både fra menn og kvinner i selskapet.

– Det er en enorm dugnadsånd i selskapet.

Nadin Haugerud har i løpet av karrieren jobbet i tre advokatfirmaer – uten selv å være utdannet jurist. Hun beskriver bransjen som mer konservativ tidligere enn den er i dag.

– Du verden hvilken utvikling det har vært, utbryter hun.

– Dette er takket være den yngre generasjonen som har kommet inn i arbeidsmarkedet de siste årene og som nå er i småbarnsfasen i livet. De har en helt annen holdning og forventning til yrkeslivet og balansen mellom jobb og fritid enn det eldre generasjoner hadde. Hos oss er det like vanlig at menn tar ut foreldrepermisjon som kvinner. Vi er opptatt av å si småbarnsforeldre og ikke småbarnsmødre.

Mye jobb etter krisen

Hammervoll Pind er et fem år gammelt selskap og har rundt 75 ansatte, Haugerud har fungert som daglig leder de siste tre årene.

– Vi er i en unik posisjon fordi vi er et ungt selskap. Vi er litt mer lettbente og det er enklere å forme en kultur vi alle ønsker å være en del av. De som startet selskapet var veldig opptatte av å skape et advokatfirma de selv ville vært ansatt i – hvor det er mulig å finne en balanse mellom jobb og fritid. Vi skal ikke bli som de største firmaene.

Advokatene i Hammervoll Pind har hatt mye å gjøre om dagen, men Haugerud legger til at hun håper klientene deres også har mulighet til å betale regningene sine.

Forespørslene fra klientene dreier seg mye om det rettslige rundt oppsigelser og konkurser om dagen.

En stor del av arbeidshverdagen deres går til å undersøke om klienter kommer innenfor krisepakkene som myndighetene har lagt på bordet. Dette gjelder spesielt reiselivsoperatører.

– Vi kan nok forvente oss mange konflikter og prosesser etter at epidemien er over. Hvem som skal ta regningen vil nok bli et sentralt spørsmål.

Dette kan bety mer jobb for advokatbransjen – noe det ble etter finanskrisen i 2008.

– Vi må nok være innstilte på å hjelpe en del klienter med å rydde opp etter koronakrisen. Mye av det vi jobber med er kontrakter – mye av det som står i disse kontraktene vil nå bli satt på prøve. Det er det vi kommer til å ha hendene fulle med når dette er over.