Slik finner du balansen mellom hjemmekontor og fysisk oppmøte

Mange har snakket om hvordan arbeidsgivere og ledere ønsker at fremtidens kontorløsninger skal se ut etter koronapandemien.

Derimot har få snakket om er hva som er beste og viktigste for bedriften.

– Hva trenger virksomheten av samhandling, fysisk nærhet, koordinering og kulturbyggene elementer for å skape bedre arbeid og tjenester? Det er ikke opplagt at det er det samme som de ansatte ønsker seg, sier Stami-direktør Pål Molander.

Han tror mange virksomheter som har hatt ustrakt bruk av hjemmekontor, vil ta med seg noen positive erfaringer som de kan bygge videre på i en ideell miks.

De som drar hjemmekontor for langt, tror han vil tape produktivitet og tjenestekvalitet på sikt.

– Det er få som snakker om å finne en god miks. Debatten nå er for polarisert etter mitt syn, sier han.

Lukke haikjeften

Perspektivmeldingen viser at Norges utgifter vil gå opp i årene fremover. Årsakene til dette er den kommende eldrebølgen som skaper større offentlige utgifter og som må finansieres av yngre årskull som er i arbeid. Men antall i arbeid vil være færre i forhold til de som ikke er det. Derfor vil inntektene til det offenlige gå ned.

– Dette gapet kaller ekspertene for haikjeften. Ifølge politikerne skal haikjeften lukkes med økt sysselsetting, forklarer Molander.

Sysselsetting er avhengig av mange ting: arbeidsmarkedet, konjekturer, innvandring og integrering.

Sysselsettingen avhenger også av ting som handler om fravær, uførhet, beslutning om pensjonstidspunkt og arbeidsgiveres evne til å inkludere folk utenfor arbeidslivet som har en restarbeidsevne.

– Vi ønsker lavere frafall fra arbeidslivet, å forlenge yrkeskarrierer, få flere inn på arbeidsmarkedet og inkludere flest mulig. Det vil gi økt arbeidsproduktivitet til Norge. Det er ikke lett å få til fordi verktøykassen er relativt tom, men det vi kan noe om, er arbeidsmiljø, sier Stami-direktøren.

Arbeidsliv i endring

Arbeidsmiljø er det enkleste virkemiddelet for å påvirke sysselsettingen, ifølge Molander. Norge står derimot foran noen utfordringer.

– Det er mye som trykker på landet vårt samtidig og skaper et press. Det er høy endringstakt i det norske arbeidslivet om dagen og vi er i nesten kontinuerlig omstilling. Konsekvensene av denne omstillingen er at arbeidsforhold og arbeidsmiljø endrer seg.

Internasjonale studier viser at godt over halvparten av virksomhetene ikke lykkes med omstilling på kort og mellomlang sikt. Dette handler om arbeidsmiljø, effektivitet og produktivitet.

– Omstillinger er ikke noe man gjør for moro skyld, man gjør det fordi det er nødvendig. Selv om Norge er verdensledende på godt arbeidsmiljø, lykkes vi ikke godt nok allikevel. Vi må jobbe med arbeidsmiljø for å lykkes med sysselsettingsmålene, sier Molander.

75 milliarder i tap

Tall fra Oslo Economics viser at samfunnet taper 75 milliarder kroner i året på å ikke ha gode arbeidsmiljø. Virksomhetene taper 30 milliarder hvert år i tapt produktivitet.

– Svensk forskning viser at arbeidstakere som opplever problemer på jobb, produserer opp mot 40 prosent dårligere, sier Molander.

Mange studier vider at fysiske møter er viktige for å skape god kultur og innovasjonsklima på arbeidsplassen. Slike møter har vært vanskelig å få til under pandemien da mye av møteaktiviteten har blitt flyttet til digitale overlater.

– Det er vanskelig å lykkes med fjernledelse dersom man ikke er godt trent på det. Man får mye uoffisiell informasjon ved kaffemaskinene, derformåledere planlegge mye mer nå enn tidligere. Det impulsive, som jeg mener er viktig i et lederskap, blir vanskeligere å få til, sier han.

Norske arbeidstakere er delt når det gjelder hjemmekontor. Noen syns det er fantastisk, andre syns det er krevende. Noen mener de jobber mer effektivt på hjemmekontor fordi de ikke får fred og arbeidsro på kontoret. Andre sier at de mister tilhørighet til arbeidsplassen på hjemmekontoret.

– En konsekvens av synkende grad av jobbtilhørighet er økt grad av turnover. Ansatte får ikke like stort eierskap til jobben sin når de sitter distansert og ikke er en del av et fysisk sosialt klima hver eneste dag. Den viktigste eiendelen til selskaper flest er kompetansen til sine ansatte. Mangel på tilhørighet blir problematisk hvis det fører til at folk bytter jobb, sier Molander og understreker at det er svært dyrt å ansette nye medarbeidere.

Utfordringen med hjemmekontor kan være at vi samhandler mer med kollegaer som vi hadde et godt og etablert forhold til før landet stengte ned, men mindre med de vi ikke kjenner så godt.

– Hadde bedriften vært i en situasjon hvor alle var nyansatte, ville situasjonen vært mer krevende, soer Molander.

Tillit i praksis

I en normalsituasjon er det samsvar mellom kravene jobben stiller og muligheten til å ha kontroll over egen arbeidssituasjon som er viktigst for å skape et godt arbeidsmiljø. Dette handler om autonomien til arbeidstakeren og at vedkommende har kontroll over egen arbeidssituasjon.

– Det er tillit i praksis. Det må også være samsvar mellom innsatsen man legger i jobben, og belønningen du opplever å få. Det handler ikke kun om lønn, men også om positive tilbakemeldinger, muligheter til utvikling og etterutdanning, det som gir anerkjennelse. I Norge vet vi at disse faktorene er viktigere enn lønn, sier han.

Tydelig rollefordeling er også avgjørende. Hvis rollene blir for utydelige og fører til rollekonflikter, er dette noen av de viktigste årsakene til sykefravær i Norge.

– Roller har blitt utydeliggjort i mye større grad nå som vi jobber digitalt. Dette er noe arbeidsgivere må passe spesielt på.

Ledere kan være med på å skape et godt arbeidsmiljø ved å utøve såkalt bemyndigende ledelse – empowerment på engelsk. Det handler om å være rettferdig og gi sosial støtte.

– Forutsigbarhet, kultur og klima er også viktig, selv om det kan være spesielt utfordrende i disse tider. Disse elementene endrer seg i takt med at arbeidslivet endrer seg. Vi må ta høyde for at disse utfordringene kan få ny drakt i tiden som kommer.

Molander forklarer at vi ikke kan ta for gitt at vi fremdeles er gode på det vi var gode på før.

Selv om det snakkes mye om hjemmekontor, er størstedelen av norsk arbeidskraft fremdeles fysisk til stede på jobb.

– Disse har fått et arbeidsmiljø som har endret seg ganske mye det siste året. De har også fått en økt belastning selv om de ikke sitter på hjemmekontor, advarer han.

Reel valgfrihet

Et av selskapene som tidlig gikk ut og hyllet bruken hjemmekontor var Telenor. Senere gikk toppsjef Sigve Brekke ut og sa at de hadde vært litt for ivrige ved å foreslå hjemmekontor som en permanent løsning.

– De som har vært mest positive til hjemmekontor er de som jobber med å selge digitale løsninger. For de fleste arbeidsgivere handler det om å finne en god balanse.

Molander forklarer at det ideelle for arbeidstakere er reell fleksibilitet og valgfrihet når det gjelder hvor de skal arbeide fra.

– Har man en grei arbeidssituasjon, med mulighet for hjemmekontor ved behov, er det den ideelle situasjonen for arbeidstakere. Selv om arbeidstakerne trives på hjemmekontor, skal de vite at det alltid er en plass til dem på kontoret, sier han.

To fallgruver

Molander trekker frem to fallgruver for ledere som driver med fjernledelse. En av dem handler om å overkontrollere de ansatte.

– Alle hjelpemidler er en gavepakke for arbeidsgivere som ønsker å kontrollere sine ansatte. Dette skjer gjerne med ledere som føler at de mister informasjonen de trenger som leder for å kunne følge opp de ansatte på en god måte. De blir stresset og begynner å kontrollere ekstra mye.

Økt kontrollbehov for ledelsen skaper arbeidsmiljøutfordringer. Motsatt er det de lederne som gir sine ansatte mye spillerom og frihet.

– De tror de viser tillit ved å la ansatte styre på selv. De gir sjeldnere tilbakemeldinger, noe som er med på å hemme den sosiale støtten en leder skal gi. Dette er heller ikke en god måte å drive fjernledelse på. Ledere må gi ansatte fleksibilitet, men også være til stede, vise interesse og gi legitim oppfølging. Disse lederne vil lykkes, sier han.

Skummelt å snakke om

Arbeidsmiljøutfordringer kan være vanskelig å ta tak i, spesielt for ledere. Det er ikke særlig gøy å snakke om mobbing, trakassering og metoo på jobb.

– Slike utfordringer er litt skummelt for ledere å snakke om. Det er ikke hyggelig å bli assosiert med slikt.

De fleste arbeidsmiljøutfordringene handler ikke om lovbrudd, men består av småproblemer som gjør at teamet ikke lykkes sammen. Det er ikke lederens, kollegaens eller HR-avdelingen sin skyld.

– Arbeidsgivere må lete etter forbedringspunktene som er der ute, og ta tak i dem på en god måte. Arbeidsmiljøet påvirker helsen og det er derfor viktig å ha gode rammer for å holde folk i arbeid.

Molander mener det er viktig å ha fokus på de riktige utfordringene og ikke kaste seg over de enkle løsningene.

– Arbeidsgivere må se på hva det er behov for akkurat hos dere. En plan passer ikke alle.