Når privatlivet spiser for mye av arbeidstiden

Spørsmål:

Hei, jeg leder en virksomhet der vi alle sitter på kontor, og jeg har oppdaget at flere av mine ansatte bruker arbeidstiden til private formål, som å forlate arbeidsplassen uten å avklare med arbeidsgiver på forhånd, tar vesentlig lengre pauser enn andre ansatte, bruker mye tid på mobiltelefon mens de er på jobb osv. For lege- og tannlegebesøk innvilger vi innenfor visse grenser velferdspermisjon. Det er ikke disse tilfellene jeg sikter til.

Dette er både frustrerende, og medfører til tider at øvrige ansatte må overta deres arbeidsoppgaver. Hva kan jeg gjøre for å håndtere dette innenfor arbeidsrettens rammer?

 ---

Advokatene svarer:

Når ansatte bruker arbeidstiden til private gjøremål, er det viktig å forstå de juridiske rammene for et arbeidsforhold og regler om arbeidstid og arbeidstidsordninger. Arbeidsmiljøloven gir klare føringer for hva som regnes som arbeidstid, og hvilke rettigheter og plikter som påhviler arbeidstaker i den forbindelse.

Vårt første råd er å se hen til hva slags arbeidstidsordning den ansatte har i arbeidsavtalen sin. Dette vil ha stor betydning for hvordan du som arbeidsgiver kan håndtere utfordringen du peker på.

Arbeidsmiljøloven angir at arbeidstid er tiden arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver. All tid som brukes til private formål, regnes ikke som arbeidstid.

Det er adgang til å avtale ulike arbeidstidsordninger, og avtalt arbeidstid kan variere fra virksomhet til virksomhet. Det er heller ikke uvanlig at arbeidsgiver har avtalt ulike arbeidstidsordninger (både daglig og ukentlig arbeidstid) for ansatte innad i en virksomhet.

Hvilken adgang du som arbeidsgiver har for å reagere overfor den ansatte på dette, vil avhenge av hvilken arbeidstidsordning som gjelder hos dere og for de ulike ansatt-gruppene. Dere må først skaffe dere et klart bilde av hvilke ordninger som gjelder hos dere og for den enkelte. Tiltakene må tilpasses deres virksomhet, en kontorvirksomhet bør ha andre tiltak enn for eksempel en produksjonsvirksomhet eller et utested.

Vi gjør oppmerksom på at dersom en ansatt forlater arbeidsplassen uten å på forhånd avtale dette med arbeidsgiver, bruker tiden på jobb til private formål eller forlenger fastsatte pauser, kan det være et brudd på arbeidsavtalen. Arbeidsgiver har her en rett og plikt til å følge opp slike brudd.

Et tilfelle hvor det er større sannsynlighet for at slik opptreden vil/kan utgjøre brudd på arbeidsavtalen, er hvis den ansatte har fast arbeidstid.

Dersom den ansatte derimot har en fleksibel arbeidstidsordning eller innehar en ledende eller særlig uavhengig stilling, kan slike private gjøremål i arbeidstiden være mindre problematiske. Ved slike stillinger/arbeidstidsordninger anbefaler vi at virksomheten har klare retningslinjer for kjernetid og hva det innebærer, samt for avspasering og reglene for dette. Klare retningslinjer vil gjøre det mer forutsigbart for begge parter og lettere å avgjøre hvorvidt en adferd vil være i strid med arbeidsavtalen eller ikke.

Dersom en adferd slik du beskriver utgjør brudd på arbeidsavtalen, kan dette innebære ureglementert fravær. Dette kan i noen tilfeller danne grunnlag for trekk i lønn, advarsel eller oppsigelse.

 Vi anbefaler følgende tiltak:

• Klare retningslinjer: Det er essensielt at arbeidsgiver har tydelige retningslinjer for hva som forventes av ansatte, inkludert eksempelvis regler for pauser, arbeidstid, avspasering og mobilbruk. Disse retningslinjene bør utformes etter involvering av de ansatte og være kommunisert og tilgjengelig for alle ansatte i arbeidsavtalen, eventuelt også på intranett eller i en personalhåndbok. Det bør være løpende fokus på etterlevelse av retningslinjene og ledelsen bør gå foran.
• Dialog og oppfølging: Ved brudd på arbeidstidsreglene bør arbeidsgiver påpeke dette overfor den ansatte muntlig. Ved ytterligere tilfeller bør arbeidsgiver ta opp saken med den ansatte, for å avklare situasjonen og gi mulighet for forbedring. Det kan være forhold den ansatte trenger å forklare, som arbeidsgiver ikke er klar over. Det er hensiktsmessig å referatføre møtet.
• Advarsel: Hvis det ikke skjer en forbedring, kan det være aktuelt å gi en skriftlig advarsel. Dette er en arbeidsrettslig sanksjon som bør dokumenteres godt, med en klar forklaring på hva som er uakseptabelt og hva som forventes av den ansatte fremover.
• Vurdere grunnlag for trekk i lønn.
• Tiltak ved gjentatte brudd: Ved gjentatte brudd på arbeidstidsreglene kan strengere tiltak vurderes, herunder oppsigelse. Enhver oppsigelse må være saklig begrunnet i henhold til arbeidsmiljøloven § 15-7. Ulegitimert fravær kan utgjøre oppsigelsesgrunn.
• Juridisk rådgivning: Det kan være nyttig å konsultere en juridisk rådgiver for å sikre at alle tiltak er i tråd med gjeldende lovverk, og for å håndtere situasjonen på en måte som ivaretar både arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter.

Ved å følge disse trinnene kan arbeidsgiver håndtere brudd på arbeidstiden på en strukturert og rettferdig måte, i tråd med norsk lovgivning, for å sikre en produktiv arbeidsplass.

Besvart av advokatene Fanny Næss Landmark og Christine Frølich Jacobs.