Hvilken betydning får en skriftlig advarsel for mitt ansettelsesforhold?

Spørsmål: Hei, jeg er ansatt i en bedrift som og har nettopp mottatt en skriftlig advarsel. Hvilken betydning får dette for mitt ansettelsesforhold, og kan arbeidsgiver nå si meg opp?

---

Svar: Hei og takk for et viktig spørsmål. Før vi kan svarer på spørsmålet ditt, er det lurt å si noe om hva en skriftlig advarsel er og hva som er formålet med en advarsel.

Hva menes med en skriftlig advarsel?

En skriftlig advarsel er en formell reaksjon fra arbeidsgiver når en ansatt har brutt arbeidspliktens regler eller forpliktelser. Den er en «styringsrettsbeslutning» og et tiltak for å påpeke og rette opp i uønsket atferd. En advarsel er ikke å forveksle med en uformell samtale eller tilbakemelding fra arbeidsgiver – det er en «formell» sanksjon. Hensikten er både å korrigere atferd og å dokumentere problemet, slik at det kan følges opp senere.

Advarselen er en endelig reaksjon på pliktbruddet

En skriftlig advarsel regnes som en formell reaksjon på et pliktbrudd, og når den er gitt, kan det ikke gis en oppsigelse for de samme forholdene med mindre det skjer nye pliktbrudd. Etter at advarselen er gitt, må arbeidstakeren få en rimelig mulighet til å forbedre sin atferd eller utførelse av arbeidsoppgavene. Hva som er «rimelig tid» for forbedring, vil avhenge av situasjonen. Ved mer alvorlige forhold som for eksempel negativ holdning som påvirker arbeidsmiljøet, kan arbeidsgiver forvente umiddelbar endring.

Det er ikke et krav for å gå til oppsigelse eller avskjed, at arbeidstakeren på et tidligere tidspunkt har mottatt en skriftlig advarsel. Det kan imidlertid oppstå et spørsmål om den ansatte har fått tilstrekkelig mulighet til å innfri de krav som arbeidsgiver har stilt til utførelse av arbeidet.

Oppsigelse neste?

Selv om du har fått en skriftlig advarsel, er det ikke nødvendigvis et krav om at arbeidsgiver kan si deg opp med en gang. Men en tidligere advarsel kan gjøre terskelen lavere for oppsigelse ved nye pliktbrudd. Dette fordi arbeidsgiver allerede har gjort deg oppmerksom på at videre brudd på arbeidsforholdet kan føre til oppsigelse.

For at advarselen skal ha effekt ved en eventuell oppsigelse, må den være tydelig og spesifisere hvilke forhold arbeidsgiver reagerer på, samt informere deg om de mulige konsekvensene ved nye pliktbrudd. Eventuelle nye pliktbrudd må ha en viss alvorlighet for at oppsigelse skal være saklig. Med andre ord kan ikke de nye pliktbruddene være bagatellmessige. Dersom advarselen knytter seg til forsentkomming, utgjør én ny forsentkomming neppe et tilstrekkelig oppsigelsesgrunnlag.

Det er viktig å merke seg at advarsler ikke nødvendigvis fører til oppsigelse, men de kan påvirke fremtidige vurderinger av ansettelsesforholdet dersom nye pliktbrudd oppstår.

Hva skjer med advarselen i personalmappen?

En skriftlig advarsel blir lagret i din personalmappe som en del av arbeidsforholdets dokumentasjon. Personopplysninger skal som hovedregel slettes når formålet med behandlingen er oppnådd, og advarsler skal normalt slettes når arbeidsforholdet avsluttes. Personvernnemnda har imidlertid uttalt i en sak fra 2018 at oppbevaring av en advarsel i mer enn fire år kunne være for lenge dersom formålet ikke lenger er relevant, for eksempel hvis formålet med lagringen var en «mulig fremtidig personalsak».

For arbeidsgivere er det viktig å bruke en skriftlig advarsel på en konstruktiv måte, slik at man gir den ansatte muligheten til å rette opp i atferden før det blir spørsmål om oppsigelse eller avskjed.

Besvart av: Advokat Ragnhild Loen Rafto